Światowa Organizacja Zdrowia wpisała niedawno “wypalenie zawodowe” do Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób jako “syndrom chorobowy”. Oznacza to, że problem staje się coraz powszechniejszy i coraz poważniej jest traktowany. Niepokojące objawy to m.in. poczucie nadmiernego obciążenia obowiązkami, marnowania czasu oraz bezsensu wykonywanych zadań. Jako osoba zarządzająca systemem pracy z pewnością nie wykluczysz wszystkich czynników doprowadzających do wypalenia zawodowego osób zatrudnionych w Twojej firmie, ale możesz je skutecznie zminimalizować. Pomoże Ci w tym Copy Office!
Z pewnością najbardziej frustrującym aspektem pracy w każdym biurze są obowiązki związane z katalogowaniem dokumentów. Działania takie jak skanowanie, kserowanie, układanie w segregatorach nie wymagają dużej wiedzy ani inwencji, zajmują za to mnóstwo czasu. Jeśli zdarzają się sporadycznie, mogą stanowić ciekawe urozmaicenie dnia pracy. Co innego jednak, jeśli stają się głównym zajęciem pracownika. Bez satysfakcji z dobrze zrealizowanego projektu, bez możliwości wykorzystania swojej wiedzy i doświadczenia osoba zajmująca się pracami biurowymi może poczuć frustrację, która często przeradza się w wypalenie zawodowe. Ponieważ tego typu zadania są schematyczne i powtarzalne, z powodzeniem mogą być wykonywane przez maszyny. Jakie konkretnie? Znajdziesz je w ofercie Copy Office!
Niezwykle pomocnym narzędziem są urządzenia z oprogramowaniem OCR służącym do optycznego rozpoznawania znaków. Pozwalają one w szybki, skuteczny i zautomatyzowany sposób scyfryzować dokumenty istniejące w wersji drukowanej. Na czym polega ich wyższość nad zwykłym skanerem? Skaner tworzy kopię dokumentu bez możliwości edycji. To tak, jakby zrobić dokumentowi zdjęcie – zarejestrowany zostanie obraz, a nie treść dokumentu. System OCR sczytuje elementy graficzne takiej kopii, rozpoznaje w nich litery, cyfry, układa w wyrazy oraz inne cząstki znaczące i umożliwia wprowadzanie zmian w dokumencie. Upraszczając, sam skaner pozwala przerobić dokument na plik PDF, zaś urządzenie z funkcją OCR – na plik w programie Microsoft Word. Rozwiązanie sprawdzi się we wszelkich archiwach i repozytoriach, zwłaszcza tam, gdzie zachodzi konieczność przepisywania np. całych artykułów, broszur lub fragmentów książek. Będzie także niezastąpioną pomocą biurową przy archiwizowaniu dokumentów, wprowadzaniu poprawek w treści wydrukowanych umów, faktur itd. Przede wszystkim zaś uwolni pracowników od żmudnych i mało satysfakcjonujących obowiązków, które mogą doprowadzić do wypalenia zawodowego.
