Praca w sektorze usługowym wymaga określonej wiedzy merytorycznej i dość zaawansowanych kompetencji miękkich. Na stanowiska biurowe zwykle trafiają osoby spełniające te kryteria. Rozpoczynają pełni entuzjazmu i chęci do rozwoju, by po kilku tygodniach zderzyć się z prozą biurowej codzienności. Jeśli nie raz obserwowałeś w swojej firmie taki scenariusz, bądź nawet sam przeszedłeś podobną drogę, warto zastanowić się nad wprowadzeniem rozwiązań, które zapobiegną podcinaniu skrzydeł nowym pracownikom. Wiele takich wynalazków znajdziesz w ofercie Copy Office.

Prawdziwą zmorą nie tylko instytucji publicznych, ale również wielkich przedsiębiorstw, jest rozbudowana biurokracja. Produkcja i dbanie o obieg tysięcy dokumentów wypełnia szczelnie czas pracowników różnego szczebla. Cały proces pochłania na dodatek znaczące fundusze i w związku z powyższym naszym zdaniem wymaga optymalizacji. Podstawowym rozwiązaniem powinno być wdrożenie sprzętu z funkcją optycznego rozpoznawania znaków (OCR), dzięki któremu zautomatyzowanych zostanie szereg działań administracyjnych. Faktury, umowy i rozmaite pisma o stałym formacie zostaną rozpoznane i bezbłędnie skatalogowane przez system. Koniec z manualnym skanowaniem i ręcznym wprowadzaniem danych z dokumentów. W ten sposób zaoszczędzony zostaje nie tylko czas i energia pracowników, ale przede wszystkim ich samopoczucie – mogą się skupić na kreatywnych zadaniach i odczuwać satysfakcję z wykorzystywania w pracy swojej wiedzy i doświadczenia.

Kolejnym krokiem w tym samym kierunku będzie wykorzystanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Dzięki niemu komunikacja w firmie odbywać się będzie w sposób płynny, szybki i precyzyjny, bez konieczności sporządzania drukowanych komunikatów. Oprócz oszczędności czasu i materiałów eksploatacyjnych ważną korzyścią jest podniesienie standardów związanych z ochroną danych osobowych oraz poufnością informacji. Elektroniczne dokumenty trafiają wyłącznie do zdefiniowanych osób, ich odczyt może być również zablokowany hasłem.

Porzuć przestarzałe procedury i pozwól swoim pracownikom rozwinąć skrzydła!