Czym byłaby firma, gdyby nie ludzie, którzy ją tworzą? To ich pomysły, wiedza, w końcu także osobowość tworzy charakter przedsiębiorstwa. Im bardziej zadowoleni i zrelaksowani, tym większa ich efektywność i zapał do pracy. Dlatego warto pomyśleć o rozwiązaniach Copy Office, które odciążą pracowników z natłoku zajęć administracyjnych.
Umiejętna automatyzacja
Najlepszym sposobem na ograniczenie obowiązków pracowników jest automatyzacja pewnych działań. Budowanie repozytorium, tworzenie nowych dokumentów, przekierowywanie maili – to czynności absorbujące czas. Przy współczesnym rozwoju technologii mogą być one wykonywane automatycznie, bez ingerencji czynnika ludzkiego. Trzeba jednak pamiętać, że przejście do pełnej automatyzacji i zaznajomienie z nowymi programami może stanowić kłopot dla części załogi. Dlatego zamiast autorytarnie narzucać nowoczesne udogodnienia, lepiej zlecić audyt funkcjonowania firmy, by dostosować rozwiązania do rzeczywistych potrzeb i możliwości. W przeciwnym razie, zamiast ułatwić pracę, można ją niepotrzebnie skomplikować.
Pożytki z automatyzacji
Efektem audytu będzie zaproponowanie rozwiązań, które najlepiej sprawdzą się w przypadku konkretnej firmy i jej załogi. Copy Office oferuje wiele rozwiązań, które usprawniają pracę i ograniczają ilość zadań do wykonania przez pracowników. Dzięki zastosowaniu odpowiednich systemów, archiwum dokumentów może być budowane automatycznie. Wystarczy początkowo wprowadzić odpowiednie dane (cechami decydującymi może tu być np. formatka dokumentu, nazwa i adres nadawcy, tytuł dokumentu itd.), by skanowane informacje decydowały o automatycznym przyporządkowaniu dokumentu do odpowiedniego folderu. Systemem mogą zostać objęte także zeskanowane dokumenty papierowe. Ich cyfryzacja ogranicza objętość fizycznie istniejącego w biurze archiwum i znacznie ułatwia dostęp do informacji (wystarczy internet i hasło dostępu).
Wiele pożytku przynosi możliwość skanowania dokumentów do wersji edytowalnej. Dzięki temu rozwiązaniu wprowadzenie korekty w papierowej wersji dokumentu nie wymaga tworzenia go od nowa w wersji cyfrowej. Z kolei system elektronicznej rezerwacji sal, zapewniając stały dostęp do informacji dotyczących zasobów lokalowych i sprzętowych, pozwala działać znacznie dynamicznej. Zamiast zdobywać informacje o dostępności pomieszczeń za pomocą telefonów i maili, wystarczy zalogować się do systemu i zrobić rezerwację. Dodatkowo, umieszczony przed wejściem do sali monitor będzie wyświetlał informacje o dostępności sali. Dzięki temu mamy pewność, że narada lub szkolenie nie zostanie przerwane przypadkowym wejściem niepoinformowanej osoby.