Nawet jeśli posiadasz bardzo nowoczesne biuro, w którym komunikacja między pracownikami odbywa się głównie w formie elektronicznej, a większość produkowanych dokumentów i gromadzonych danych ma charakter cyfrowy, musisz borykać się z materiałami docierającymi do Twojego przedsiębiorstwa ze środowiska zewnętrznego. Faktury, raporty, umowy w wersji papierowej wymagają scyfryzowania, by zawarte w nich informacje zasiliły elektroniczny system funkcjonujący w Twojej firmie. Ten proces wykonywany manualnie byłby niezwykle żmudny. Piszemy “byłby”, bo na szczęście nie musisz robić tego samodzielnie. Urządzenia do cyfryzacji dokumentów Copy Office wykonają całą tę pracę za Ciebie!
W procesie cyfryzacji dokumentów najbardziej pomocnym urządzeniem jest skaner. Nawet najlepsza maszyna tego typu to jednak nie wszystko – dane w formie elektronicznej należy przecież jeszcze przetworzyć i zarchiwizować. Wydaje się, że na tym etapie niezbędny jest udział człowieka, który będzie potrafił wyselekcjonować istotne informacje i skierować je do odpowiednich katalogów. Okazuje się, że nawet tego typu zadania mogą zostać wykonane przy pomocy urządzeń technologicznych. Nie mówimy tu o sztucznej inteligencji, ale o funkcji Optycznego Rozpoznawania Znaków (OCR). Wystarczy tylko poświęcić trochę czasu i uwagi podczas konfigurowania urządzenia, by system “zapamiętał” elementy, na które powinien zwracać uwagę, a następnie automatycznie wychwytywał je na skanowanych materiałach i umieszczał w adekwatnym katalogu repozytorium. Dzięki temu faktury, umowy i wszelkie inne dokumenty posiadające stały układ zostają scyfryzowane, sczytane i skatalogowane bez ingerencji pracownika.
Rozwiązania Copy Office pozwolą znacząco zaoszczędzić zasoby ludzkie w Twojej firmie oraz zoptymalizują funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.
