Wyobraź sobie, że jedziesz samochodem po autostradzie, warunki i stan drogi dopisują, chciałbyś rozwinąć większą prędkość. Na nic się zdadzą Twoje chęci i wysiłki, jeśli nie dysponujesz odpowiednim sprzętem. Tak jak za moc samochodu odpowiada silnik, tak za prężność działań firmy odpowiada biuro. Tuning narzędzi i rozwiązań biurowych pozwoli Ci rozwinąć większą prędkość na drodze do sukcesu.
Aby zmiany miały realny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, muszą mieć charakter systemowy. Nie łudź się, że wymiana urządzenia wielofunkcyjnego magicznie poprawi wydolność biura. To tylko jeden element całej, znacznie bardziej skomplikowanej układanki. Aby ją rozszyfrować, potrzebna jest specjalistyczna wiedza z zakresu nowych technologii i strategii optymalizowania systemów urządzeń. Copy Office służy doradztwem w tym zakresie. Przede wszystkim nie wykonujemy żadnych ruchów po omacku. Proponujemy, by wszelkie zmiany poprzedzone były wnikliwym audytem środowiska biurowego. W ramach usługi analizujemy nie tylko sprawność maszyn, ale przede wszystkim niepisane procedury działania, przyzwyczajenia pracowników, ich kompetencje, relacje między jednostkami itd. Dopiero dogłębne zapoznanie się z całym środowiskiem, w którym funkcjonują maszyny, pozwala opracować najodpowiedniejszą opcję zmian.
Systemowe rozwiązanie nie oznacza kompletnej rewolucji w pracy przedsiębiorstwa. Przeciwnie, dobre zmiany to takie, które bazują na pozytywnych rozwiązaniach, które zostały wypracowane przez określony zespół ludzi, a korygują tylko słabe strony aktualnie panującego porządku. Systemową zmianę może zaprowadzić także jeden nowy produkt. W naszej ofercie jest nim system elektronicznego obiegu dokumentów, który nie tylko pozwala zaoszczędzić na materiałach eksploatacyjnych oraz oczyścić przestrzeń z zalegających w niej segregatorów, ale także znacząco usprawnia system komunikacji pracowników, a także ich tryb wykonywania zadań. Informacja, aby zostać przekazana do odpowiedniej osoby, nie musi już pokonywać fizycznie żadnej drogi – wystarczy przesłać ją w bezpiecznej formie elektronicznej. Praca bazująca na dokumentach zdeponowanych w archiwum nie wymaga już bezwzględnej wizyty w biurze – dostęp do repozytorium dla zdefiniowanych osób jest nieograniczony czasowo i terytorialnie, wystarczy internet.
System cyfryzacji dokumentów usprawnia komunikację, optymalizuje i uelastycznia działania pracownicze. Z takim narzędziem na pokładzie, możesz szeroko rozwinąć żagle swojej firmy!