To, że optymalizacja kosztów wydruku jest dużą oszczędnością dla każdej firmy, nie ulega wątpliwości. Często można spotkać się z przekonaniem, że duża ilość urządzeń wielofunkcyjnych w firmie to klucz do zoptymalizowania kosztów wydruku dokumentów. Podobnie mogłoby się wydawać, że niski koszt zakupu urządzenia będzie korzystny z punktu widzenia tego typu optymalizacji. Oba przekonania są jednak błędne. Samo posiadanie wielu urządzeń czy też zakup tanich urządzeń nie gwarantuje, że te będą sprawne technicznie i gotowe do pracy, o czym można się przekonać, gdy coraz częściej trzeba inwestować w materiały eksploatacyjne i serwis. Właśnie z tego powodu warto zapoznać się z kilkoma poradami odnośnie do tego, jak wdrożyć optymalizację kosztów druku w przedsiębiorstwie.
Optymalizacja – od czego zacząć?
Pierwszym krokiem w stronę optymalizacji jest wykonanie audytu środowiska drukującego. Na wstępie należy bowiem dokonać rozpoznania. Potrzebna jest analiza wykorzystania sprzętu drukującego w firmie oraz analiza kosztów materiałów eksploatacyjnych i serwisu. Podczas wykonywania audytu konieczne jest ponadto oszacowanie ilości kopii i wydruków, a także obserwowanie drogi, jaką przebywa dokument począwszy od wydruku aż po umiejscowienie go w archiwum. Rozpoznanie jest pełne wówczas, gdy oszacuje się, kiedy ma miejsce największe natężenie prac w przestrzeni miesiąca, kwartału tudzież roku.
Wdrażanie optymalizacji kosztów wydruku
Gdy rzeczywiste potrzeby firmy zostały określone, warto przejść do konkretów. Po wykonaniu audytu firma otrzymuje szczegółowy raport z uwzględnieniem wyników ekonomicznych i projektów zmian. Stąd też dalsze kroki, jakie należy powziąć, to rozważenie proponowanych przez audytorów zmian, które zostały zaprojektowanie pod kątem rzeczywistych potrzeb wszystkich uczestników procesu drukowania i kopiowania dokumentacji w przedsiębiorstwie. Dzięki temu osiągnie się całkowitą kontrolę nad tymi procesami oraz skutecznie i na stałe obniży koszty.
Jak optymalizować?
Raport audytora może zawierać różnego rodzaju porady dotyczące zmian. Pośród możliwości obniżenia kosztów wydruków znajdą się takie działania jak usunięcie starego lub zbytecznego sprzętu, efektywne wykorzystanie urządzeń wielofunkcyjnych, ustalenie planów zakupów dla określonych modeli, cykliczne przygotowywanie raportów czy też zarządzanie kolejkami i serwerami wydruku. Należy pamiętać, że każde przedsiębiorstwo otrzymuje własną diagnozę, dostosowaną do jego potrzeb. Zatem nie warto zwlekać – wdrożenie optymalizacji kosztów wydruku w firmie to duża oszczędność!