Niezależnie, czym zajmuje się Twoja firma, pracownicy biurowi z pewnością mają ręce pełne roboty! Choć biuro nie jest ściśle związane z profilem działalności przedsiębiorstwa, w dużej mierze od skrupulatności i tempa wykonywanych tu działań zależy płynne i bezproblemowe funkcjonowanie firmy. Wszelkie udogodnienia wprowadzone w tym segmencie przełożą się realne korzyści dla całej struktury. Dlatego warto głębiej zainteresować się usługą elektronicznego repozytorium dokumentów znajdującą się w ofercie Copy Office.
Może Ci się wydawać, że zgrany i doświadczony zespół, który zatrudniasz, nie potrzebuje reorganizacji – do ich pracy nie masz przecież żadnych zastrzeżeń. Nie o przebudowę tu jednak chodzi, ale o wsparcie. W dzisiejszym świecie nawet najlepszy zawodnik nie zdziała wiele, jeśli jego wysiłki nie będą miały skutecznej oprawy technicznej. Zapewnij ją swoim pracownikom, a będą mogli w pełni pokazać, na co ich stać!
Korzyści płynące z wprowadzenia elektronicznego archiwum są wymierne i gwarantowane – niezależne od czynnika ludzkiego. Z pewnością w znaczący sposób zaoszczędzisz na materiałach do drukowania, wysyłce oraz obsłudze pracowniczej. Czynnikiem, na który warto zwrócić uwagę, jest usprawnienie systemu komunikacji. Proces wysyłania dokumentów w wersji elektronicznej jest znacznie szybszy niż korzystanie z poczty tradycyjnej, co przyspiesza różnego rodzaju działania biznesowe. Dużym plusem jest również możliwość nieograniczonego czasowo i przestrzennie wglądu do dokumentacji księgowej firmy – aby zajrzeć do faktury lub raportu nie będziesz musiał zjawiać się w biurze, wystarczy, że masz połączenie z internetem. Skoro dokumenty nie będą już istniały w wersji drukowanej, zniknie potrzeba ich fizycznej archiwizacji. Będziesz mógł pozbyć się z biura szpecących regałów zastawionych segregatorami i teczkami. Wiesz już, jak zaaranżujesz zaoszczędzoną w ten sposób przestrzeń?
Kolejnym aspektem wartym uwagi jest zminimalizowanie ryzyka błędów. Nawet najlepszy pracownik wciąż pozostaje człowiekiem, więc wystarczy chwila nieuwagi, rozkojarzenie lub gorsza dyspozycja konkretnego dnia, by do ważnych dokumentów wkradł się błąd. Zautomatyzowanie systemu obiegu dokumentów omija ten ludzki czynnik. Raz wprowadzone poprawne ustawienia działają długofalowo i bezbłędnie.
Nie obawiaj się również konieczności czasochłonnego dostosowywania się do uniwersalnego systemu. To nie działa w tę stronę! Jest dokładnie odwrotnie – wszelkie wewnętrzne reguły Twojej firmy, elementy tworzące jej specyfikę należy określić jako istotne i zapisać w dokumentacji procesu. Nasz system daje możliwość wprowadzenia szczegółowych ustawień dostosowanych do potrzeb Twojej działalności.