Na czym to polega?
Do zbudowania elektronicznej bazy konieczne jest przeprowadzenie cyfryzacji dokumentów. Połączony ze skanerem system, po uprzednim zaprogramowaniu i wprowadzeniu odpowiednich danych, automatycznie rozpoznaje i kataloguje skanowane dokumenty, i umieszcza je w ogólnym elektronicznym archiwum. Podobną drogę mogą przemierzać dokumenty przesyłane drogą mailową – po wprowadzeniu odpowiednich ustawień, trafiają wprost do bazy, bez konieczności drukowania i ręcznego katalogowania. W ten sposób, odpowiednio poukładane i opisane dokumenty, są dostępne dla upoważnionych osób z każdego miejsca na świecie. Wystarczy dostęp do internetu.
Poprawa jakości pracy
Cyfrowe repozytorium pozytywnie i w wielu aspektach wpływa na funkcjonowanie firmy. Praca zdalna staje się możliwa dla każdego i bez ograniczeń, dzięki stałemu dostępowi do aktualizowanej na bieżąco dokumentacji. Ponadto wprowadzenie rozwiązania zdecydowanie odciąża pracowników administracji – system przejmuje i automatyzuje zadania, które bez elektronicznego wsparcia wymagają czasu i wielu żmudnych czynności wykonywanych przez pracowników. Kolejną zaletą cyfrowego repozytorium jest zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów. Dostęp do archiwum jest obłożony licznymi ograniczeniami, dzięki czemu z bazy korzystać mogą jedynie upoważnione osoby. Elektroniczna postać chroni także dokumenty przed wszelkimi zniszczeniami spowodowanymi przez np. wilgoć, pożar, zużycie materiału i znacznie oszczędza przestrzeń biurową.