Rozgrywające się na naszych oczach wydarzenia są ważnym sprawdzianem dla wielu polskich uczelni. Szkoły wyższe, jak większość instytucji publicznych, z dnia na dzień musiały zawiesić swoje fizyczne funkcjonowanie na rzecz działalności zdalnej. Nie tylko nauczyciele akademiccy kontaktują się ze studentami za pomocą narzędzi internetowych. Również cała administracja uczelniana przeszła w tryb home office. To sytuacja bez precedensu, której nikt się nie spodziewał. Mało kto był na nią również przygotowany. No, poza uczelniami korzystającymi z narzędzi Copy Office!

Na początku marca, gdy uczelnie jeszcze funkcjonowały, ale informacje o ich dalszej działalności zmieniały się z godziny na godzinę, dużym ułatwieniem w komunikacji ze studentami okazały się interaktywne kioski i tablice ogłoszeniowe. Za ich pomocą można było na bieżąco przekazywać aktualne informacje bez konieczności przygotowywania i zawieszania wydruków. W ten sposób ochronie podlegali pracownicy administracyjni, którzy nie musieli opuszczać swoich pokojów i narażać się na kontakt z patogenem. Bezpieczni pracownicy i dobrze poinformowani studenci – to efekt wdrożenia na uniwersytetach narzędzi oferowanych przez Copy Office.

Praca administracyjna na uczelni wymaga dostępu do wielu dokumentów i materiałów. Mogłoby się wydawać, że obsługiwanie szkoły wyższej w trybie home office nie jest możliwe, tymczasem cyfrowe repozytorium dokumentów Copy Office pozwala na wykonywanie takich działań. Narzędzie umożliwia archiwizowanie odpowiednio skatalogowanych materiałów w formie elektronicznej i daje łatwy dostęp do nich dla upoważnionych pracowników. Nie należy obawiać się przy tym o bezpieczeństwo danych, gdyż dzięki systemowi zabezpieczeń rozwiązanie zapewnia poufność informacji.

Miejmy nadzieję, że aktualna sytuacja szybko minie, pokazuje ona jednak, że uczelnie powinny być przygotowane na różne ewentualności. W stanach zagrożeń priorytetem powinno być zachowanie funkcjonowania szkoły wyższej, dbałość o dobrą komunikację wewnętrzną oraz troska o zdrowie studentów i pracowników. Rozwiązania Copy Office są w takich przypadkach nieocenione!