Przywykłeś, że o rozkładzie kolejnych dni informuje Cię kalendarz elektroniczny, a z bliskimi członkami rodziny na co dzień utrzymujesz kontakt internetowo-telefoniczny? Twoje życie osobiste przeszło już w erę cyfrową – czemu nie przenieść tam również działań zawodowych? Elektroniczne biuro to nie tylko niezwykła wygoda pracy, ale przede wszystkim duża oszczędność czasu i pieniędzy.
Cyfryzacja dokumentów nie jest zwykłą modą, ale przynosi wymierne korzyści. Przekonasz się o tym, wdrażając w swojej firmie elektroniczny system obiegu dokumentów. Nie dość, że oszczędzisz na wydruku papierowych dokumentów, to jeszcze przyspieszysz proces komunikacyjny w firmie oraz usprawnisz pracę biura. Jak? Informacja w formie elektronicznej może w bardzo szybki sposób trafiać do dowolnej liczny odbiorców. Nie potrzeba drukowania i transportowania kartek papieru, wystarczy jedno kliknięcie, by każdy powołany adresat stał się odbiorcą dokumentu. Rozwiązanie związane z cyfrowym obiegiem dokumentów zakłada również istnienie ich elektronicznego repozytorium. Przestrzeń biurowa zostaje uwolniona od szpecących ją segregatorów i tekturowych teczek – wszystkie istotne dokumenty znajdują swoje miejsce w odpowiednich folderach elektronicznych. Porządek w biurze przekłada się na zwiększenie efektywności pracy. Możliwość wprowadzenia odpowiednich ustawień sprawia, że dokumenty o określonych, stale powtarzających się formatach zostają automatycznie skatalogowane. Nikt nie musi ich rozpoznawać i umieszczać w odpowiednim miejscu – ten proces zachodzi samoistnie!
Gdy uporządkujesz już sprawy dokumentów, czas zacząć efektywniej zarządzać zasobami lokalowymi. Jeśli rezerwacja sali na spotkanie z klientem lub naradę zespołu wymaga kontaktu telefonicznego w godzinach pracy biura – wiedz, że Twoja firma nie działa najoptymalniej. System elektronicznej rezerwacji sal pozwala „zaklepać” lokal z każdego miejsca i o każdej porze. Uprawnione osoby mają wgląd w zapełnienie pomieszczeń, dzięki czemu mogą samodzielnie, bez pośrednictwa osób trzecich zorganizować w jednym z nich dowolne spotkanie. W trakcie jego trwania na ekranie przed drzwiami wyświetla się informacja o odbywającym się wewnątrz spotkaniu oraz jego orientacyjnym czasie. Dzięki temu można mieć pewność, że roztargniona pani Danusia nie wtargnie do środka w najbardziej newralgicznym momencie rozmowy biznesowej.