Zarządzasz dużą firmą (lub jesteś jej właścicielem), gdzie wszystko działa jak w zegarku dzięki ukształtowanej przez lata strukturze? Choć może Ci się wydawać, że system, w którym funkcjonujesz, jest optymalny, wciąż możesz podkręcić efektywność swojej pracy!
Odpowiednia struktura i procedury działania są niezwykle ważne, gdyż wpływają na automatyzację działań – każdy pracownik doskonale wie, co należy do jego obowiązków oraz jaka jest kolejność wykonywanych działań. Sam proces opracowywania optymalnych rozwiązań często trwa jednak latami, a ostateczne ustalenia są poprzedzone licznymi błędami i nietrafionymi decyzjami. Tych kłopotów można sobie zaoszczędzić, inwestując w zewnętrzny system optymalizujący pracę biura. Przykładem takiego rozwiązania jest elektroniczne repozytorium dokumentów Copy Office. System pozwala na sprawne i ekonomiczne zarządzanie informacjami w przedsiębiorstwie, umożliwia zweryfikowanym użytkownikom dostęp do bieżących i archiwalnych danych z każdego miejsca i o każdym czasie. Wraz z rozwiązaniem do firmy aplikowana jest konkretna struktura organizacyjna, dzięki której praca staje się maksymalnie wydajna. System jest jednak również niesłychanie elastyczny – wprowadzenie odpowiednich ustawień pozwala dostosować go do potrzeb i warunków konkretnej jednostki. Jego największą zaletą jest jednak automatyzacja części zadań. Szablony dokumentów pozwalają na liczne reprodukowanie podobnych pism, a zeskanowane materiały (jeśli spełniają odpowiednie kryteria) zostają mechanicznie skatalogowane w odpowiednim miejscu repozytorium. Oszczędność czasu przekłada się na wymierne korzyści ekonomiczne.
Kolejnym nieoczywistym sposobem zwiększenia wydolności przedsiębiorstwa poprzez zarządzanie czasem jest wydzierżawienie urządzeń biurowych. Maszyny takie zostają objęte kontraktem, który zakłada, że o ich sprawność i dyspozycyjność dba zewnętrzna firma. W praktyce nie trzeba więc zajmować się wymianą materiałów eksploatacyjnych, usuwaniem usterek, a nawet rzeczywistą wymianą sprzętu na nowy. Wszystko działa jak w dobrze naoliwionym mechanizmie, a Ty pożytkujesz zaoszczędzony w ten sposób czas na priorytetowe dla Ciebie sprawy. Nowy partner biznesowy lub więcej chwil spędzonych z bliskimi – sam zdecyduj!