Modernizacja biura musi przebiegać harmonijnie, w przeciwnym razie cały mechanizm jego działania ulegnie rozchwianiu. Zasady funkcjonowania biura są jak precyzyjna konstrukcja budowlana – wyjęcie lub wymiana jednego elementu może wywołać efekt domina. Trzeba działać ostrożnie, by struktura nie zamieniła się.w rumowisko. Dlatego zamiast samodzielnie zamawiać pojedyncze gotowe rozwiązania, lepiej zlecić przeprowadzenie całego procesu specjalistycznej firmie. Tego typu kompleksowe usługi świadczy Copy Office.
Krok 1: analiza stanu
Naszą współpracę z klientem rozpoczynamy od konsultacji, w ramach których poznajemy specyfikę firmy, zasady funkcjonowania biura, procedury komunikacji wewnętrznej, przyzwyczajenia i preferencje pracowników itd. Szczególny nacisk kładziemy natomiast na wyłapywanie wszelkich dysfunkcji i słabych elementów organizacji. Każda firma, która rozwijała się w sposób spontaniczny, bez całościowej kontroli, posiada pewne wewnętrzne rozchwiania i niespójności organizacyjne. Odnajdujemy te nadwątlone miejsca i poddajemy… regeneracji. Końcowym efektem tego etapu jest przedstawienie klientowi adekwatnych rozwiązań. Po wynegocjowaniu ostatecznego kształtu zmian, wkraczamy do akcji.
Krok 2: wdrożenie
W procesie regeneracji ważne jest, by odbudować ubytki bez szkody dla istniejącej, dobrze zachowanej struktury. Dlatego etap wdrożenia wymaga zastosowania subtelnych i precyzyjnych środków. Istotne, by zmiany były wprowadzane symultanicznie w wielu płaszczyznach działalności firmy. Reakcja łańcuchowa zakłada, że nawet prosta wymiana urządzeń ponosi za sobą konieczność wprowadzania nowych ustawień i szkolenia kadry pracowniczej. Copy Office potrafi przewidzieć konsekwencje i podjąć działania, dzięki którym zmiany będą wprowadzane kompleksowo i doprowadzą do poprawy jakości pracy.
Krok 3: obsługa
Nasza rola nie kończy się, bynajmniej, z chwilą, gdy cały system zaczyna harmonijnie pracować. Nasi klienci mogą liczyć na szybką interwencję w przypadku awarii lub w sytuacji, gdy zajdzie konieczność wprowadzenia kolejnej zmiany. To ważne, by raz wszczęty proces kontynuowany był przez stałego wykonawcę, który posiada wiedzę o historii organizacji firmy oraz doskonale zna jej specyfikę. Działania takiego podmiotu z natury rzeczy są skuteczniejsze, szybkie i nieobarczone ryzykiem.