Zanim prowadzenie firmy stanie się zajęciem dochodowym, jest zajęciem kosztownym J. Wie o tym każdy, kto musiał na starcie zainwestować w wynajem biura, jego wyposażenie, stronę internetową itd. Właśnie w wymienionych wyżej aspektach przedsiębiorcy najczęściej szukają oszczędności, co nie zawsze wychodzi im na dobre. Elementy zewnętrzne stanowią wizytówkę firmy, są komunikatem na temat jakości świadczonych przez nią usług – mogą zachęcić lub odstraszyć klientów. Oszczędności należy szukać raczej tam, gdzie nikt nie widzi, na przykład w kosztach wydruku.
Czy wiesz, że w ciągu roku przeciętny pracownik zużywa ok. 19 ryz papieru, z czego ok. 20% materiałów jest wyrzucana do kosza? Poczucie marnowania wydruków jest powszechne, ale wydaje się niegroźne – w końcu jedna kartka papieru kosztuje tak niewiele. Jeśli jednak do kosztów jej wyprodukowania doliczyć toner, czas pracowników, czynnik zużycia urządzeń i pobrany prąd – kwota może okazać się znacząca. Zwłaszcza, jeśli pomnożymy ją przez ilość stron przypadających rocznie na jednego pracownika (800), a uzyskaną sumę zwielokrotnić o ilość osób zatrudnionych w firmie. Wnioski nasuwają się same. Drukowanie dokumentów jest kosztownym procesem, zwykle nie podlegającym żadnej kontroli. Na szczęście można to zmienić!
Jeśli dopiero startujesz ze swoją działalnością, przed zakupem maszyn drukujących skonsultuj się ze specjalistami. Dobrze skomponowane środowisko z czasem przyniesie oszczędności, a jego budowanie od zera jest znacznie tańsze niż reorganizowanie już istniejącego systemu. Warto korzystać z usług takich firm jak Copy Office, które nie tylko dostarczają urządzenia, ale również zapewniają audyt i profesjonalne doradztwo. Skorzystanie z kompleksowych usług skutkuje opracowaniem rozwiązań adekwatnych do indywidualnej sytuacji biznesowej Twojej firmy i zapewni maksymalną optymalizację kosztów w określonych warunkach.
Jeśli wciąż nie jesteś pewnym graczem lub nie stać Cię na zakup profesjonalnego sprzętu, możesz skorzystać z opcji dzierżawy urządzeń. Proces ich doboru jest równie staranny, a działanie systemu skuteczne. Unikasz jedynie jednorazowego, dużego wydatku.
Na największe oszczędności mogą z pewnością liczyć właściciele dużych firm lub kierownicy instytucji publicznych. Takim organizacjom dedykowany jest system autoryzacji użytkowników. Rozwiązanie umożliwia ustawianie limitów i blokad (np. wydruku kolorowego) lub ściąganie raportu zbiorczego z informacją kto ile wydrukował. Dzięki temu można przejąć kontrolę nad procesem, który do tej pory pozostawał nierozpoznany. Dodatkowym atutem autoryzacji wydruku jest możliwość skorygowania błędów. W normalnym trybie klamka zapada wraz z wydaniem komendy drukowania. Jeśli w trakcie zorientujemy się, że puściliśmy coś niepotrzebnego – jest już za późno. Autoryzacja polega na przesyłaniu poleceń do bufora maszyny, skąd wydruk może odebrać jedynie zdefiniowany użytkownik. Podczas autoryzowania się mamy możliwość ponownego podjęcia decyzji – wybrania tych dokumentów z kolejki, które naprawdę chcemy wydrukować. Dzięki temu mamy pewność, że nie produkujemy niepotrzebnych materiałów.