Filary są podstawą każdej konstrukcji budowlanej, jednak przestrzeń wypełniona dużą ich ilością traci swoją funkcję użytkową, zaczyna być niewygodna, mało ustawna. Podobnie w firmie – warto mieć oparcie w kilku osobach związanych sztywnymi umowami o pracę, a zadania poboczne można rozdzielać pomiędzy luźnych współpracowników. Ich codzienna obecność w biurze nie jest niezbędna, rozliczani są za wykonane zadanie, dla obu stron tej relacji biznesowej istotna jest elastyczność. Dopóty dopóki nie stworzysz infrastruktury, która umożliwi zawieranie takich układów, każda drobnostka będzie na głowie Twoich etatowych pracowników, co niechybnie doprowadzi do ich przeciążenia i rozkojarzenia. Rozwiązaniem są narzędzia Copy Office.
Chcesz stworzyć zespół takich “satelitów”? Musisz mieć do tego warunki. Nie w każdej branży można sobie pozwolić na swobodny przepływ maili przez prywatne skrzynki lub umieszczanie danych w publicznie dostępnych chmurach (w świetle obowiązującej od niedawna dyrektywy RODO jest to wprost niewskazane). Rozwiązaniem jest elektroniczne repozytorium dokumentów wraz z systemem elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki niemu wszystkie potrzebne materiały mogą zostać zabezpieczone i udostępnione zdefiniowanym użytkownikom. Ci zaś mogą z nich korzystać z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie – z własnego domu, kawiarni, w nocy, gdy zasnęło dziecko, którym opiekuje się młoda mama itd. Idealna platforma wymiany materiałów między osobami pracującymi w firmie i poza nią, zapewniający wygodę przesyłu informacji oraz bezpieczeństwo.
Dobrym uzupełnieniem zestawu jest system wideokonferencyjny. Przyda się zwłaszcza wtedy, gdy freelancer współpracuje w ramach zespołowego projektu. Pewne rozwiązania wymagają wówczas gremialnego przedyskutowania, obronienia własnej propozycji itd. Jeśli pracownik mieszka w bliskiej okolicy, może przyjechać do biura, ale trudno oczekiwać takiej dyspozycyjności od osoby z innego miasta. System pozwala przeprowadzać w pełni wartościowe rozmowy na odległość. Ty zaś, dobierając pracownika, nie musisz kierować się jego miejscem zamieszkania, ale umiejętnościami i wartością merytoryczną.