Zaufanie jest podstawowym budulcem wszystkich istotnych relacji międzyludzkich – sprawdza się w rodzinie, przyjaźni, miłości, także w biznesie. Zwłaszcza w sektorze usługowym nie mniej istotna od jakości świadczeń jest możliwość zaufania firmie. Klient musi mieć pewność, że przekazywane informacje są poufne, a jego dane nie wyciekną na zewnątrz.
W dobie postępującej informatyzacji kontakt z drugim podmiotem – niezależnie czy jest to klient, czy partner w interesach, czy inwestor – opiera się na przesyłaniu ważnych dokumentów drogą elektroniczną, a następnie na ich drukowaniu i przechowywaniu. Na każdym z tych etapów ochrona poufności danych staje się priorytetem. Kompleksowe zabezpieczenie w takich przypadkach może stanowić pakiet oferowany przez Copy Office.
Rozwiązanie działa wieloaspektowo. Po pierwsze, umożliwia autoryzację użytkowników na wszelkiego rodzaju urządzeniach wielofunkcyjnych, wyposażonych m.in. w skaner, faks, drukarkę, kopiarkę. Maszyny weryfikują użytkownika poprzez zainstalowany czytnik kart lub za pomocą kodu PIN. Dodatkowo pakiet posiada opcje wydruku podążającego oraz druku z zatrzymaniem. Oznacza to, że dokumenty zostają zatrzymane i możliwe do odebrania dopiero po zdefiniowaniu użytkownika. Dzięki obu funkcjom mamy pewność, że nikt niepowołany nie będzie miał dostępu do wydruków.
Podobnie można zorganizować system dystrybucji dokumentów. Druki w wersji elektronicznej przepływają między pracownikami, są dostępne o każdej porze i z każdego miejsca, co może budzić obawy o zachowanie tajności informacji. Wystarczy jednak wprowadzić odpowiednie ustawienia, by konkretne dokumenty krążyły jedynie po zdefiniowanym, zaufanym kręgu osób.
Z pewnością natomiast nie należy rezygnować z digitalizowania dokumentów. Cyfrowe archiwum nie tylko porządkuje przestrzeń biura, skraca czas przeznaczany na prace administracyjne i zwiększa mobilność pracowników, ale przede wszystkim zapewnia bezpieczeństwo zdeponowanych w nim dokumentów. Informacje w wersji cyfrowej nie ulegają uszkodzeniom fizycznym, nie nadgryza ich ząb czasu. Są chronione zarówno przed kradzieżą, jak i przed pożarem, powodzią czy zawilgoceniem. Ich usunięcie z bazy jest skuteczne i definitywne. Nie zachodzi obawa, że zalegające w koszu na śmieci dokumenty trafią w niepowołane ręce.