Modernizacja w podmiotach biznesowych zachodzi w sposób naturalny, jest koniecznością, zwykle warunkuje bowiem zyski. Tymczasem obecność nowych technologii w instytucjach publicznych wciąż jest dość niewielka, zwłaszcza biorąc pod uwagę korzyści, jakie mogłoby przynieść ich wykorzystanie. Uniwersalnymi narzędziami, które znajdą zastosowanie w wielu okolicznościach, są tablica interaktywna i elektroniczne repozytorium dokumentów.
Tablica interaktywna może służyć do realizacji misji większości instytucji publicznych. Interaktywne lekcje, kursy czy szkolenia uaktywniają słuchaczy, przeobrażają ich w aktywnych uczestników wydarzeń, a przez to znacząco wpływają na stopień przyswojenia materiału. Interaktywne konspekty zajęć pozwalają na łatwe aktualizowanie zawartych w nich danych, a dostęp do internetu pozwala na bieżąco wyszukiwać najbardziej adekwatne i atrakcyjne przykłady zjawisk omawianych na lekcji czy wykładzie.
Podstawą funkcjonowania wielu instytucji publicznych jest finansowanie w ramach grantów, programów, projektów, konkursów itd. Praktyczne działania stanowią tu tylko jeden etap złożonego procesu, którego zdecydowanie większą część stanowi rozbudowana biurokracja. W takich przypadkach warto wspomóc się elektronicznym repozytorium dokumentów. Wdrożenie systemu skutkuje usunięciem zalegających w biurze druków i przekształceniem ich w formę elektroniczną. Po wprowadzeniu stosownych ustawień system rozpoznaje pisma sporządzone według jednej formatki oraz stale powtarzające się druki. Tego rodzaju e-dokumenty zostają automatycznie uporządkowane i odpowiednio skatalogowane. Dostęp do nich jest dużo szybszy niż przy ręcznym przeszukiwaniu archiwum i możliwy z każdego miejsca i w każdym czasie – bez ograniczenia godzinami pracy biura.
Z pewnością na niewielki stopień modernizacji instytucji publicznych ma wpływ opór środowiska pracowniczego. Osoby zatrudnione w budżetówce, często będące w dojrzałym wieku,przyzwyczaiły się do określonych procedur i boją się wprowadzenia zmian. Dlatego warto wyposażać się w firmach, które nie pozostawiają klientów bez pomocy. Copy Office proponuje rozwiązania intuicyjne, które długofalowo ułatwią pracę, zamiast ją komplikować. Ponadto oferujemy szkolenia wdrożeniowe, dzięki którym cały zespół stopniowo opanowuje obsługę nowych urządzeń