Dobrego biznesu nie robi się w próżni. O sukcesie firmy często decyduje mnogość partnerów biznesowych i dobry z nimi kontakt. Najlepsze interesy robi się w ramach osobistych spotkań – można wtedy wnikliwie omówić szczegóły współpracy, uniknąć nieporozumień, ale także – budować relacje interpersonalne oparte na prywatnych, przyjacielskich kontaktach. Wraz z rozwojem firmy zwiększa się zakres jej działalności, także w aspekcie terytorialnym. Z powiększającą się liczą partnerów w całej Polsce trudno jest utrzymywać bliskie relacje, a każde spotkanie biznesowe staje się organizacyjnym wyzwaniem. Rodzi się potrzeba kontaktu elektronicznego, który ma swoje wady i zalety.
Minusy
Minusem rozmów biznesowych przez internet lub telefon może być mniejsza precyzja przekazywania myśli. Przeszkadza brak, często wymownej, gestykulacji i mimiki interlokutora, które pozwalają odczuć jego emocje i nastawienie, są więc nośnikami komunikatów pozawerbalnych. W rozmowach biznesowych ta strata nie zawsze jest znacząca – biznesmeni cechują się przecież powściągliwością i kryją emocje także w bezpośrednim kontakcie. Znacznie większą stratą jest brak możliwości zilustrowania słów za pomocą prezentacji, schematu, wykresu, a więc wszelkich materiałów graficznych, które obrazowo i czytelnie przedstawiają zagadnienie. Problem ten znika, gdy zastosować system audiokonferencyjny firmy Copy Office. Rozwiązanie pozwala na jednoczesne wirtualne spotkanie wielu dowolnie od siebie oddalonych dyskutantów. Połączenie odbywa się za pomocą sieci i charakteryzuje się wysoką jakością transmisji dźwięku i obrazu, dzięki czemu wszelkie komunikaty pozawerbalne są zauważalne. Narzędzia są przystosowane do przekazywania informacji graficznych, a co za tym idzie – skutecznie symulują sytuację tradycyjnego, osobistego spotkania biznesowego.
Plusy
Niewątpliwą zaletą korzystania z systemu audiokonferencyjnego jest oszczędność czasu i pieniędzy oraz zwiększenie ilości spotkań. Rozmowę z partnerem biznesowym można teraz odbywać nawet codziennie, bez konieczności poświęcania całego dnia na podróż służbową. Dzięki łatwości połączenia współpraca kształtuje się na zasadzie interakcji. Proces ma charakter dynamiczny – nawiązanie kontaktu jest możliwe zawsze wtedy, gdy zajdzie taka konieczność i nie musi być poprzedzane zapowiedziami i czasochłonną organizacją wyjazdu.
Usprawnienie komunikacji przy zachowaniu jakości pertraktacji prowadzonych osobiście – to realna korzyść z użytkowania systemu audiokonferencyjnego Copy Office.