Jako zarządca instytucji publicznej zauważyłeś, że w czasie pandemii zwiększyła się efektywność Twoich pracowników? Masz dowód na to, jak wiele czasu zajmuje im na co dzień informowanie i odpowiadanie na pytania petentów. A gdyby tak zebrać najważniejsze i najczęstsze wątpliwości, ustalić odpowiedzi i opublikować je w dostępnej dla wszystkich, atrakcyjnej formie? Tablica multimedialna i kiosk interaktywny to rozwiązania, które z pewnością poprawią wydajność pracowników biurowych.
Bardzo trudno skupić się na realizacji większego zadania, kiedy jest się wciąż rozpraszanym – telefonem, mailem, na który trzeba pilnie odpowiedzieć, czy wreszcie osobistą wizytą petenta. Taki system sprawia, że pracownicy administracyjni są w ciągłym niedoczasie, mają poczucie, że niewiele zrobili, choć przecież cały czas byli aktywni. Oczywiście są sytuacje, gdy bez osobistej interwencji urzędnika nie uda się nic załatwić. W większości przypadków wystarczy jednak odesłać zainteresowanych do innego źródła informacji, by urzędnicy zyskali przestrzeń na wykonywanie swojej żmudnej i wymagającej koncentracji roboty.
Najprostszym rozwiązaniem jest tablica multimedialna. Zamontowana tuż przed biurem pozwoli rozwiać te najbardziej oczywiste i schematyczne wątpliwości interesariuszy. Jeśli wyjaśnienia będą niewystarczające, zawsze można zapukać i zasięgnąć języka u urzędników, jednak często nie jest to już konieczne. Informacje na tablicy mogą być systematycznie aktualizowane przez pracowników bez konieczności opuszczania biura. Oznacza to wygodę, oszczędność czasu oraz pozwala lepiej zarządzać treściami informacyjnymi – dokumenty mogą być łatwo edytowane, nie ma obawy, że w rogu ukryje się stara, zapomniana kartka, która wprowadzi w błąd.
Oczywiście sprawy, z którymi ludzie odwiedzają urząd, bywają dość skomplikowane – w takiej sytuacji ogólny komunikat nie rozwieje wszystkich wątpliwości. Od tego jednak jest kiosk interaktywny, by podawać odpowiedzi na uszczegółowione pytania użytkownika. Dzięki takiemu rozwiązaniu petent dowie się, jaką procedurę powinien zastosować w swoim indywidualnym przypadku lub jak wygląda harmonogram działań w konkretnej sytuacji, w której się znajduje.
