Zarządzanie grupą ludzi nie jest łatwym zadaniem, nie każdy też ma do tego predyspozycje. W niezgranym zespole często pojawiają się z kolei niedomówienia, nieporozumienia, spięcia, a nawet otwarte konflikty. Nie musisz być specjalistą z zakresu psychologii grupy, by usprawnić komunikację zespołu. Istnieją narzędzia, które skutecznie Ci to ułatwią. Copy Office podpowie, jakie rozwiązania będą najlepsze dla Ciebie.
Pierwszym krokiem powinien być audyt. Każda firma posiada swój charakterystyczny styl funkcjonowania, dlatego nie ma uniwersalnego rozwiązania, które zadziała w każdym środowisku. Oczywiście nie będziemy wchodzić w relacje między współpracownikami, możemy natomiast zbadać sposób i szybkość przesyłu informacji lub obciążenie pracą na poszczególnych stanowiskach biurowych i zaproponować adekwatne środki, które usprawnią te kwestie.
Narzędziem, które kompleksowo poprawia funkcjonowanie biura, jest system elektronicznego obiegu informacji i powiązane z nim repozytorium dokumentów. Korzystanie z cyfrowego archiwum jest znacznie łatwiejsze i szybsze niż z jego tradycyjnej wersji – wystarczy wyszukać dokument za pomocą wpisania odpowiednich danych. Rozwiązanie pozwala także na częściową automatyzację działań – przychodząca korespondencja może być sczytywana i katalogowana według ustawionych wytycznych (np. adresat, tytuł, data wpływu). W efekcie pracownicy biurowi nie muszą poświęcać czasu i uwagi na skanowanie i porządkowanie dokumentów.
Z dokumentów zdeponowanych w elektronicznym archiwum można z kolei korzystać bez ograniczeń ilościowych, czasowych i przestrzennych. Pracować może na nich kilka osób naraz, niezależnie od miejsca swojego pobytu (biuro/delegacja/dom – w ramach home office). Rozwiązuje to wiele problemów organizacyjnych i interpersonalnych.
Oczywiście oferowane przez nas narzędzia posiadają całą gamę ustawień, dzięki którym możemy je spersonalizować tak, by idealnie odpowiadały na potrzeby Twojej firmy. Zachęcamy do kontaktu!
