Czy wiesz, jakie są rzeczywiste koszty wydruków w Twojej firmie?
Wzrost ilości informacji
Dokumenty elektroniczne – kolor niebieski
Dokumenty papierowe – kolor pomarańczowy
Wzrost ilości i kosztów drukowanych dokumentów
Dokumenty elektroniczne – kolor niebieski
Dokumenty papierowe – kolor pomarańczowy
Ilość wydruków, stopień marnotrawstwa i możliwe oszczędności
Z ankiety przeprowadzonej przez Ipsos w okresie od 20 lutego do 7 marca 2006 r. i opublikowanej na łamach serwisu eGospodarka.pl wynika, że: przeciętny pracownik biura w sektorze publicznym drukuje 35 stron dziennie, zaś pracownik w sektorze prywatnym – 38 stron dziennie. W miesiącu daje to ok. 800 stron na pracownika, rocznie ok. 19 ryz papieru!
Około 20% wydruków jest wyrzucana do kosza. Aż 51% pracowników sektora publicznego przyznaje, że w ich pracy marnuje się papier na szeroką skalę, jednak 76% z nich uważa, że nie ponosi z to odpowiedzialności.
Z przeprowadzonych przez nas audytów wynika, iż: nakłady mogą być obniżone od 30% do 50% dzięki wprowadzeniu systemu kontroli i rozliczania wydruków system wydruków jest największym niezarządzanym kosztem w zasadniczej większości firm!
Jak zoptymalizować wydatki?
Pierwszy krok w kierunku optymalizacji kosztów to wykonanie audytu środowiska drukującego.
1) Audyt – I etap: rozpoznanie
- Analiza wykorzystania aktualnego sprzętu drukującego
- Oszacowanie ilości kopii/wydruków czarno-białych i kolorowych
- Określenie terminów największego obciążenia sprzętu
- Analiza kosztów materiałów eksploatacyjnych
- Analiza kosztów serwisu
- Obserwacja obiegu dokumentacji od wydruku do archiwum
- Określenie rzeczywistych potrzeb firmy
2) Przyjęcie założeń: optymalizacja kosztów
- Instalacja oprogramowania
- Monitoring dokumentów i urządzeń
- Rozpoznanie typów i modeli urządzeń, miejsca ich instalacji
- Przypisanie kosztów wydruku do każdego urządzenia
- Synchronizacja urządzeń z przydziałem kodów użytkowników do kont
3) Audyt – II etap: informacje o:
- Przebiegu procesu drukowania i kopiowania
- Metodach administrowania kosztami materiałów eksploatacyjnych
- Dotychczasowych kosztach obsługi serwisowej urządzeń
- Poniesionych dotąd kosztach zakupu części i materiałów eksploatacyjnych do urządzeń będących w ciągłym użytku i do urządzeń zapasowych
- Objęciu urządzeń umowami serwisowymi
- Ilości zużytego papieru
4) Audyt – III etap: użytkownicy
- Rozpoznanie rzeczywistych potrzeb wszystkich uczestników procesu drukowania i kopiowania
- Przeprowadzenie ankiety w poszczególnych działach związanych z obsługa Klienta
- Określenie największego natężenia prac w ciągu miesiąca/kwartału/półrocza/roku
- Konsultacje z Zarządem firmy – scharakteryzowanie nowego systemu drukowania i kopiowania
5) Audyt – IV etap: podsumowanie
- Raport
- Wyniki ekonomiczne
- Projekty zmian
Raport zawiera:
- Ilość wykonanych kopii i wydruków z podziałem na działy i lokalizację urządzeń
- Rozliczenie wygenerowanych kosztów w czasie prowadzenia audytów
- Propozycję zmian zmierzających do obniżenia kosztów drukowania, kopiowania i faksowania dokumentów
- Rozszerzenie funkcjonalności systemu wydruku
- Wzrost wydajności infrastruktury drukującej
- Optymalizację obciążenia sprzętu drukującego
- Pełną kontrolę nad procesami drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania
- Zaawansowane zarządzanie środowiskiem wydruku.
Możliwość obniżenia kosztów materiałowych:
- Zorganizowana centralizacja poprzez optymalizację sprzętu
- Usunięcie przestarzałego i zbytecznego sprzętu
- Instalacja urządzeń wielofunkcyjnych
- Efektywne wykorzystanie sprzętu
- Ustalenie planów zakupów z uwzględnieniem usystematyzowanych reguł zakupu
- Określonych modeli urządzeń.
Możliwość obniżenia kosztów operacyjnych:
- Zarządzanie kolejkami i serwerami wydruku
- Przygotowanie raportów: gromadzenie i analizowanie informacji w celu znalezienia źródeł oszczędności
- Optymalizacja procesów zaopatrzenia