Sprawne funkcjonowanie dużych instytucji kultury, urzędów, szkół, bibliotek itd. wymaga nie tylko dobrej wewnętrznej organizacji pracy, ale również zapewnienia interesantom jak największej wygody użytkowania. Trzeba pamiętać, że celem działalności tych miejsc jest właśnie „obsługiwanie” użytkowników zewnętrznych. Ci z kolei często mają potrzebę drukowania dokumentów. Sztuką jest zorganizowanie im takiej możliwości – dostępnej, wygodnej i bez strat po stronie instytucji.
Odpowiednim rozwiązaniem do wykorzystania w takich okolicznościach są systemy przedpłacone. Dzięki wynikającej stąd automatyzacji, nie zachodzi konieczność organizowana specjalnego punktu ksero z wyszkoloną obsługą. Wystarczy w publicznym miejscu umieścić maszynę wyposażoną w odpowiednie narzędzia. Po uiszczeniu opłaty każdy użytkownik obsługuje urządzenie samodzielnie.
Istnieje kilka możliwości dokonywania przedpłat. Najbardziej spopularyzowaną, ale też przestarzałą i wychodzącą już z użycia metodą jest używanie monet lub uprzednio naładowanej karty. To rozwiązanie pozwala zautomatyzować proces kopiowania i drukowania, lecz nakłada na użytkownika konieczność zaopatrzenia się w odpowiednią ilość bilonu, co nie zawsze jest możliwe. W efekcie przed automatem ustawia się tłum ludzi, którzy chcą z niego skorzystać, mają ku temu środki (np. banknoty lub sumy na koncie bankowym), ale nie mogą uczynić z nich użytku.
Pod tym względem dużo lepiej sprawdzają się rozwiązania, w ramach których pieniądze nie są bezpośrednim narzędziem uruchamiania maszyny. Dobrym sposobem jest powołanie systemu, w ramach którego każdy użytkownik może stworzyć własne konto i zasilić je poprzez dokonanie przelewu. Wówczas wygenerowany zostaje kod, którego wprowadzenie do maszyny powoduje jej uruchomienie. Innym wygodnym sposobem jest zorganizowanie wpłatomatu, dzięki któremu można zasilić zdefiniowany rodzaj karty (np. legitymację studencką) w wygodnej formie – za pomocą monet, banknotów, karty płatniczej itd.
Ponieważ zapotrzebowanie jest duże, wciąż trwają prace nad nowymi formami płatności za wydruki i kopie wykonywane w instytucjach publicznych. W najbliższym czasie możemy się spodziewać uruchomienia możliwości przedpłaty poprzez sms – łatwe i poręczne rozwiązanie, wprowadzone już na przykład w niektórych środkach transportu publicznego, wydaje się użyteczne również w tym przypadku. Najprawdopodobniej już niedługo pojawią się urządzenia, w których za wydruk zapłacimy bezpośrednio kartą bankową.
Wybór odpowiedniego rozwiązania powinien być dostosowany do potrzeb i specyfiki konkretnej instytucji. Copy Office służy pomocą – pomożemy dobrać adekwatne narzędzia, oferujemy także ich zakup, a w razie potrzeby serwis.