Instytucje publiczne muszą szczególnie skrupulatnie budować swój budżet, zarządzają w końcu pieniędzmi państwowymi i każda złotówka powinna być wydatkowana rozsądnie. W naprawdę dużych placówkach, takich jak urzędy, biblioteki publiczne czy szkoły wyższe spora część budżetu „rozpływa się” w procesach pozostających poza ścisłą kontrolą finansową. Przykładem może być drukowanie dokumentów. Koszt produkcji jednej kartki jest na tyle niewielki, że zwykle nikt nie przykłada do niego wagi. Tymczasem w skali roku tą drogą ubywa nawet 20% przychodu! Uświadomienie sobie tego problemu może być początkiem pozytywnej zmiany. Zmiany, jaką proponuje Copy Office.
Zaczynamy od audytu środowiska wydruku. Posiadamy narzędzia, które umożliwiają wykonanie tego, co do tej pory wydawało Ci się nieosiągalne – zbadania kosztów produkcji dokumentów w Twojej instytucji. Kontrolujemy poszczególne etapy procesu i wyłapujemy miejsca problematyczne lub po prostu takie, które można zoptymalizować, przynosząc placówce oszczędności. Gdy zbierzemy te informacje, przystępujemy do działania – oferujemy maszyny wielofunkcyjne oraz systemy najlepiej dostosowane do konkretnego środowiska pracy. Rozwiązaniem, które dobrze sprawdza się w dużych instytucjach jest opcja drukowania z przedpłatą. Do powszechnego użytku trafiają jedynie te maszyny, w których wprowadzone zostały odpowiednie ustawienia odnośnie do dedykowanych użytkowników. Ci zaś uruchamiają urządzenie za pomocą przypisanego im narzędzia, np. karty magnetycznej, na którą uprzednio „ładują” pieniądze. Zainstalowany na urządzeniu pozostającym jedynie do dyspozycji pracowników pakiet pozwala zebrać informacje na temat tego, jak poszczególni użytkownicy korzystają z maszyny. Dostępny moduł raportowy pozwala na przyporządkowywanie kosztów do poszczególnych jednostek wewnętrznych instytucji – działu, zakładu, pokoju itd. Daje to wiedzę na temat zapotrzebowania i zarządzania procesem wydruku, co pozwala modyfikować i optymalizować istniejące procedury. To tylko propozycja, ustawienia można wprowadzać i zmieniać na bieżąco i są one zawsze dostosowane do konkretnych potrzeb i warunków panujących w danej instytucji.
Nasze maszyny mogą prowadzić również monitoring procesu wydruku i przygotowywać okresowe raporty na temat ilości i rodzaju wydruków (mono lub kolorowe). Taka informacja zwrotna jest niezwykle pomocna w świadomym zarządzaniu procesem wydruku. Wyciągnięte stąd wnioski pozwalają skutecznie reorganizować system wydruku, ulepszać ustawienia maszyn tak, by po pewnym czasie zoptymalizować proces i zyskać realne oszczędności.