JAK DBAĆ O BEZPIECZEŃSTWO DOKUMENTÓW?

Bezpieczeństwo w czasie drukowania 

Warto zastanowić się nad bezpieczeństwem w trakcie samego procesu wydruku. Zagrożeń jest wiele. W dużej firmie nigdy nie wiadomo, czy dokumentacja nie wpadnie w niepowołane ręce. Temu i innym tego typu przypadkom można zapobiec dzięki użyciu nowoczesnych technologii.

Rozwiązaniem pozwalającym na zabezpieczenie dokumentów w czasie drukowania jest wdrożenie systemu, z pomocą którego możliwa będzie indywidualna autoryzacja użytkowników na urządzeniach drukujących. Autoryzacji można dokonać za pomocą karty zbliżeniowej, zarówno podczas rozpoczęcia procesu wydruku, kopiowania, faksowania, jak i podczas odbioru dokumentów. Dzięki temu można bezpiecznie odbierać dokumenty w dowolnej, dogodnej dla użytkownika chwili.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów

Jak wiadomo, firmy mają obowiązek przechowywania niektórych dokumentów przez wiele lat (jest to przedział mniej więcej od 5 do 50 lat). Inaczej dba się o bezpieczeństwo dokumentów papierowych, a inaczej elektronicznych.

W przypadku papierowych konieczne jest archiwizowanie dokumentów w archiwum. Archiwa tego typu chronią przed zalaniem, wysokimi temperaturami, wpływem światła. Dokumentację zbiera się w większe zestawy, które należy odpowiednio opisać, by zapewnić pracownikom do nich dostęp. Istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że dokumentacja papierowa stanie się przedmiotem kradzieży tajemnicy handlowej niż w przypadku dokumentów elektronicznych. Mimo to trzeba również pamiętać o ich zabezpieczeniu. Decyzja o digitalizacji dokumentów papierowych to duże ułatwienie. Archiwa te posiadają specjalne moduły bezpieczeństwa, które umożliwią bezpieczne korzystanie z archiwum z każdego miejsca w świecie, także za pomocą urządzeń mobilnych.

Elektroniczne dokumenty powinny zostać zabezpieczone na kilka sposobów. Po pierwsze dobrze jest trzymać je w “e-sejfie”, który będzie automatycznie tworzył kopie zapasowe – nie tylko na dyskach, ale też w centrach danych. Dzięki temu żadna awaria sprzętu czy też wszystkie zdarzenia, na które wpływ ma czynnik ludzki (np. przypadkowe usunięcie pliku), nie będą stwarzać zagrożenia. Dane te powinno przechowywać się w chmurze pozwalającej na pełną kontrolę nad tworzonymi kopiami zapasowymi.