INTUICYJNE, ZAUTOMATYZOWANE BIURO? TO MOŻLIWE!

Praca biura w dużej mierze polega na przesyłaniu odpowiednich dokumentów do konkretnych adresatów. Część z tych działań jest powtarzalna i odbywa się okresowo. Tego typu stałe procedury mogą być wykonywane automatycznie, bez ingerencji człowieka. Wystarczy skorzystać z systemu dystrybucji dokumentów drukowanych, by odciążyć pracowników administracji i znacznie usprawnić przepływ dokumentów.

Wdrożenie systemu

W zależności od potrzeb, system można wykorzystywać w różny sposób. Zwykłe dystrybuowanie jest możliwe już z poziomu urządzenia, gdzie po skanowaniu wystarczy kliknąć opcję wysyłania dokumentu w odpowiedniej formie do odpowiedniego adresata. Szerszą funkcjonalność daje zainstalowanie specjalnych programów do inteligentnego skanowania i obiegu dokumentów. Aby system w znaczący sposób odciążył pracowników, należy początkowo poświęcić trochę czasu na ręczne wprowadzanie danych. Kluczowe będzie wyłapanie charakterystycznych i stale pojawiających się w określonych miejscach dokumentów detali (np. adres, numer identyfikacyjny klienta, kod kreskowy, itp.) i przypisanie ich do konkretnych folderów, a nawet odbiorców. Dzięki opcji skanowania danych, system będzie wychwytywał wytyczne i identyfikował rodzaj formularza. Od tego czasu pojawienie się dokumentu w systemie będzie skutkowało przesłaniem go do zdefiniowanego miejsca przeznaczenia – automatycznie, bez ingerencji pracownika. Należy tylko pamiętać, by aktualizować system i wprowadzać manualnie dane każdorazowo po pojawieniu się nowej formatki dokumentów, nowych adresatów itd.

Korzyści

Wprowadzenie systemu dystrybucji dokumentów nie tylko odciąża pracowników, ale także znacznie przyspiesza pracę firmy. Dokumenty rozsyłane są automatycznie i natychmiastowo, ich dystrybucja nie wymaga już akceptacji i ingerencji pracownika, którego czas pracy i dyspozycyjność jest przecież ograniczona. Szybki obieg informacji to ostatecznie zysk dla firmy. W końcu czas to pieniądz.