Stereotypowy wizerunek prywatnego przedsiębiorcy zawiera takie elementy jak nadmierna oszczędność, zachowawczość, brak wizji rozwoju, niechęć do rozwijania struktury firmy oraz do korzystania z profesjonalnych porad. Taki model biznesowy, choć wydaje się bezpieczny, na dłuższą metę jest nieskuteczny. Wraz z upływem czasu konkurencja rozwija swoją działalność i staje się coraz bardziej nowoczesna i wydajna, zostawiając taką firmę daleko w tyle. Z kolei w pracownikach firmy bez perspektyw w naturalny sposób rodzi się frustracja doprowadzająca do wypalenia zawodowego, a ostatecznie do zwolnień. Żeby uniknąć realizacji tego scenariusza należy stawiać na rozwój i czerpać z wiedzy i doświadczenia specjalistów. W zakresie optymalizacji działań biurowych warto podjąć współpracę z Copy Office.
Naturalnym etapem rozwoju każdej firmy powinna być modernizacja biura. To tutaj bowiem odbywają się działania najistotniejsze dla płynności pracy przedsiębiorstwa – księgowość dba o stabilność finansową, sekretariat pośredniczy między firmą w klientami i partnerami biznesowymi, w archiwum przechowywane są wszystkie najistotniejsze dokumenty. Stereotypowy przedsiębiorca „załatwia” modernizację zakupem nowoczesnego sprzętu. Wiadomo – takie działanie jest efektowne i pozornie rozwiązuje problem. Zastanówmy się jednak nad jego konsekwencjami. Nowoczesny sprzęt często stanowi wyzwanie dla pracowników, wśród których niejednokrotnie znajdują się osoby zaawansowane wiekowo – nowe technologie nie są ich naturalnym środowiskiem działania. Zakup, zamiast usprawnić pracę firmy, często spowalnia ją na jakiś czas. Wśród pracowników brakuje osoby kompetentnej, która mogłaby przeprowadzić instruktaż z zakresu obsługi maszyny. Kolejnym problemem, który należy wziąć pod uwagę, jest funkcjonowanie urządzenia w kontekście pozostałych zasobów technologicznych. Urządzenia w biurze powinny tworzyć spójny i sprawny system, który na dodatek musi być dostosowany do specyfiki środowiska – ilości miejsc pracy, zapotrzebowania na określone działania itd.
Często popełnianym błędem przedsiębiorców jest szukanie oszczędności w niewłaściwych miejscach. Zamiast opłacić konsultacje z doświadczonym podmiotem, który pomógłby stworzyć wydajny i dostosowany do konkretnych potrzeb system urządzeń technologicznych, kupuje się maszyny na własną rękę. Pozorny zysk szybko się ulatnia, gdy koszty eksploatacji przerastają pierwotne szacunki lub urządzenie okazuje się niefunkcjonalne, zamiast przyspieszać pracę biura, spowalnia ją. Łatwo wpaść w błędne koło kupowania kolejnych i kolejnych maszyn, które jednak nie rozwiązują problemu. Zamiast oszczędności pojawiają się straty, a firma nie funkcjonuje tak, jak powinna.
Copy Office oferuje usługi konsultacyjne i audytowe, w ramach których podpowie, jakie rozwiązania naprawią dany problem, jakie urządzenie najlepiej wpasuje się w istniejący już w firmie system, jakie ruchy zreorganizują pracę biura tak, by była ona efektywniejsza. Nic nie ryzykujesz, możesz tylko zyskać. Zapraszamy!