Umiejętności komunikacyjne są coraz bardziej cenione na rynku pracy. Nowoczesne, tzw. turkusowe strategie zarządzania zespołem opierają się w dużej mierze właśnie na kompetencjach miękkich, zdolności do precyzyjnego wyrażania myśli i budowania w ten sposób dobrych relacji międzyludzkich. Jeśli pracujesz w dużej firmie, wiesz z pewnością, że wartościowa komunikacja nie zależy tylko i wyłącznie od starań pracowników, ale również od infrastruktury. Odpowiednie do tych celów zaplecze techniczne zapewni Ci Copy Office.
Jakie elementy warunkują dobrą komunikację? Na pewno istotne są szybkość i precyzyjność przekazywania informacji. W dużych firmach, w których pracownicy rozsiani są po wielu pokojach, piętrach, a nawet budynkach, bardzo trudno jest bazować na kontakcie twarzą w twarz. Komunikację na odległość umożliwiają rozmaite urządzenia, takie jak telefon, mail, faks, skype i in. Przekazywanie informacji odbywa się jednak nie tylko poprzez rozmowę, ale również poprzez przesyłkę dokumentów. W Polskich firmach często wciąż pokutuje system osobistego kolportowania drukowanych materiałów. Nie dość, że jest to proces czasochłonny, rozpraszający i odciągający pracownika od jego podstawowych obowiązków, to jeszcze ryzykowny (cenne dokumenty mogą zostać uszkodzone/zniszczone/zgubione w trakcie transportu) i nieekonomiczny. Rozwiązanie, jakie proponuje Copy Office, polega na zaimplementowaniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów.
Idea konwertowania dokumentów na wersję elektroniczną ma wiele korzyści – materiały cyfrowe nie zajmują miejsca w przestrzeni biura, nie grożą im fizyczne uszczerbki, a ich rozpowszechnianie nie wymaga użycia materiałów eksploatacyjnych. Przede wszystkim jednak nie trzeba ich powielać, by rozesłać do wiadomości wielu osób, a czas przesyłki trwa tyle, co nic . Z systemem obiegu dokumentów połączone jest ich repozytorium, które z kolei pozwala na swobodne korzystanie z istotnych materiałów bez ograniczenia czasowego i terytorialnego, słowem: można to robić zawsze i wszędzie!
W świetle zasad dyrektywy RODO, która wchodzi właśnie w życie, pewne obawy może budzić kwestia poufności przechowywanych i przesyłanych w ten sposób danych. Nie ma powodów do zmartwień! Dostęp do systemu mają tylko zdefiniowani użytkownicy. Dodatkowo dane elektroniczne można usunąć w łatwy i skuteczny sposób, co nie zawsze się udaje w przypadku dokumentów papierowych, które często zmieniają się w makulaturę.
Elektroniczny system obiegu dokumentów to bezpieczny i skuteczny sposób na lepszą komunikację w obrębie Twojej firmy!