Automatyczny obieg dokumentów, czyli jak uwolnić pracowników od mało efektywnych obowiązków

Nieważne jak bardzo kreatywna jest Twoja praca, pewne jej elementy są do bólu powtarzalne. I dobrze, bo oznacza to, że łatwo można je zautomatyzować. Faktury, zestawienia danych, tabele z podsumowaniami – do uzupełniania tego rodzaju schematycznych materiałów naprawdę nie trzeba angażować dużych sił.

System RICOH Smart Integration umożliwia sprawny i niskokosztowy przepływ dokumentów. System RSI to zestaw aplikacji, które ułatwiają zarządzanie dokumentami w firmie – od etapu ich produkcji, przez obieg i współdzielenie, aż po edytowanie i archiwizowanie. Idea jest taka, by absorbujące procedury biurowe odbywały się niejako samoistnie – bez nadzoru pracowników. Dzięki temu staną się one przezroczyste i naturalne jak oddychanie.

Zmiany najłatwiej zastosować do schematycznych czynności opartych na powtarzalnym wzorcu. A takich przecież w firmach nie brakuje! RSI umożliwia przekształcanie papierowych dokumentów w pliki elektroniczne, które można poddawać edycji, kopiować i udostępniać. Dzięki temu w zależności od potrzeb, na jednym dokumencie może pracować równolegle kilka osób lub uzupełnione wersje mogą być sprawnie przekazywane między działami do dalszych działań.

Oszczędność czasu pracy – to oczywista, ale nie jedyna korzyść. Narzędzie monitoruje poszczególne elementy procesu (np. związane z poborem energii elektrycznej czy zużyciem materiałów eksploatacyjnych) i dostarcza dane, które pozwalają obniżyć koszty obsługi biurowej. Uzyskanie kontroli nad tym, co do tej pory było bardzo ulotne i nieokreślone – to niezwykle cenny aspekt użytkowania systemu.

Automatyzacja procesów to naturalny etap rozwoju każdej firmy. Nie prześpij właściwego momentu, uwolnij swoich pracowników od piętrzących się odtwórczych zadań i przekieruj ich energię tam, gdzie przyniesie to najlepsze efekty.