Blog

ALOKACJA KOSZTÓW – SPOSÓB NA ZARZĄDZANIE DRUKIEM

Kontrolowanie i zarządzanie procesem wydruku jest szczególnie problematyczne w przypadku instytucji (szkoły, urzędy, biblioteki), w których z urządzeń korzystają zarówno użytkownicy wewnętrzni, jak i zewnętrzni. W takim przypadku ustalenie wspólnego cennika dla wszystkich użytkowników jest niemożliwe. Copy Office oferuje specjalistyczny system, dzięki któremu możliwa staje się alokacja kosztów do konkretnych użytkowników, wydziałów lub kodów billingowych.

Kontrola kosztów

Koszt wydruku kartki papieru jest co prawda uzależniony od wielu czynników (jakość papieru, jakość i kolor tuszu, tryb pracy maszyny, zużycie energii itp.), ale w obrębie jednej instytucji lub działu – raczej stały. Podstawą zarządzania procesem wydruku jest oszacowanie tej kwoty oraz średniej ilości dokumentów produkowanych przez poszczególne działy lub osoby. Iloraz tych zmiennych należy włączyć w koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa i pilnować, by nie ulegał radykalnemu podwyższeniu. Rozwiązania Copy Office umożliwiają zebranie tych istotnych informacji, z uwzględnieniem różnych cech wydruku (np. kolor, wydruk dwustronny). Każdorazowa obsługa maszyny przez zidentyfikowanego użytkownika jest raportowana, co umożliwia skuteczny monitoring i przypisanie kosztów. Na podstawie danych można łatwo oszacować średni koszt wydruku czarno-białego, kolorowego, dwustronnego, jednostronnego, w ilościach pojedynczych lub hurtowych, a następnie przyporządkować stawkę do konkretnego urządzenia bądź pracownika (identyfikacja za pomocą karty lub kodu). System daje także możliwość wprowadzenia limitów wydruków dla użytkowników wewnętrznych.

Urządzenia z dostępem publicznym

Dysponując taką wiedzą znacznie łatwiej ustalić cennik dla użytkowników zewnętrznych, np. uczniów szkoły, petentów w urzędzie, użytkowników biblioteki itd. Dzięki szczegółowemu monitoringowi ilości drukowanych dokumentów i kosztów eksploatacyjnych, wiadomo, jaka stawka umożliwi pokrycie kosztów użytkowania urządzenia, a jaka pozwoli na zarobek. Cennik można dowolnie modyfikować, zależnie od częstotliwości użycia i zmieniającej się polityki instytucji (cena zaporowa może oduczyć użytkowników kserowania materiałów, niska cena może przyciągać do instytucji nowych użytkowników). Dodatkowo system umożliwia wygodne formy płatności – za pomocą karty lub gotówki.