Polska szkoła jest ostoją tradycji, rozumianej jako potencjał kulturotwórczy, ale niestety także – jako anachronizm. Na nieprzystosowaniu placówek do współczesnego życia cierpią zarówno nauczyciele, jak i uczniowie. Tymczasem nowoczesne rozwiązania techniczne, które z powodzeniem ułatwiają pracę przedsiębiorstw, mogą usprawnić funkcjonowanie szkoły oraz uskutecznić proces nauczania. Choć priorytetem działania szkoły jest edukacja, prace administracyjne pochłaniają znaczną część czasu i energii jej pracowników. Nauczyciele żalą się, że ich profesja coraz bardziej przypomina zawód urzędnika – zamiast skupiać się na przygotowywaniu intersujących i wartościowych lekcji, prowadzą obszerne dokumentacje, piszą projekty i sprawozdania. Rozwiązania Copy Office ułatwiają realizację tych zadań.
Automatyzacja działań
Wiele zadań należących do obowiązków nauczycieli jest powtarzalnych i odtwórczych. Nie ma potrzeby, by nauczyciel wykonywał je wielokrotnie w sytuacji, gdy istnieją intuicyjne systemy pozwalające zautomatyzować korespondencję i zarządzanie szkolnymi dokumentami. Zamiast ręcznie porządkować dane, wystarczy wprowadzić do systemu odpowiednie ustawienia – w oparciu o stale powtarzające się nazwiska nadawców, formaty dokumentów itd. Intuicyjny system sczyta te informacje z przychodzących maili oraz zeskanowanych dokumentów i przystąpi do ich automatycznej segregacji. Utworzone w ten sposób elektroniczne archiwum jest rozwiązaniem szczególnie przydatnym w zawodzie nauczyciela, który znaczną część swojej pracy wykonuje przecież w domu. Do dokumentów w cyfrowej postaci można mieć dostęp z każdego miejsca i o każdej porze – wystarczy połączenie z internetem. Protokoły, uchwały, rozporządzenia, a także prace uczniów – to wszystko jest w zasięgu ręki. Dodatkowo, istnieje możliwość skanowania dokumentów do wersji edytowalnej, dzięki czemu raz opracowany, czy też pozyskany z zewnętrznego źródła szablon może być łatwo wykorzystany ponownie, bez konieczności tworzenia dokumentu od nowa.
Komunikacja wewnętrzna
Rozwiązania Copy Office zakładają także poprawę wewnątrzszkolnego obiegu informacji. Specjalistyczny system umożliwia przechowywanie zarówno elektronicznych, jak i papierowych dokumentów, a także udostępnianie i zarządzanie nimi w ramach scentralizowanego zbioru. W praktyce rozwiązanie znacznie ułatwia współpracę między nauczycielami poszczególnych bloków zajęciowych – za pomocą elektronicznej platformy humaniści mogą dzielić się informacjami na temat omówionego materiału, gromadzić wspólne pomoce dydaktyczne, tworzyć konspekty zajęć i scenariusze uroczystości szkolnych. Wychowawca, za pomocą systemu, może na bieżąco przekazywać pedagogowi szkolnemu informacje na temat zachowania podopiecznych, orzeczeń lekarskich, sądowych itd.
Rozwiązania Copy Office współgrają z większością podstawowych systemów operacyjnych, są intuicyjne i proste w obsłudze. Czas poświęcony na wdrożenie systemu i szkolenie obsługi zwróci się po kilku tygodniach/miesiącach (w zależności od stopnia zinformatyzowania nauczycieli), zaś pracownicy szkoły wreszcie przestaną czuć się obciążeni i będą mogli skupić się na tym, co naprawdę istotne w ich pracy.