Dojrzałym człowiekiem nie jest ten, kto samodzielnie radzi sobie ze wszystkimi problemami. Takie podejście jest utopijne i szybko prowadzi do wyczerpania i frustracji. Z wiekiem uświadamiamy sobie, że prośba o pomoc lub delegowanie zadań zaufanym osobom nie jest powodem do wstydu. Przeciwnie – trzeba dużo samoświadomości, asertywności i dobrych kontaktów, by korzystać ze wsparcia otoczenia. Podobnie jest w biznesie – początkowo przedsiębiorca usiłuje zrobić wszystko własnymi siłami. Dopiero z czasem rozbudowuje zespół, a ostatecznie korzysta z usług firm zewnętrznych. Gdy dojrzejesz do tej decyzji, Copy Office chętnie zdejmie z Ciebie część obowiązków.
Nasz pierwszy patent jest tyleż prosty, co skuteczny. Choć najlepiej wcielać go w życie na początku istnienia firmy, ostatecznie nigdy nie jest za późno, by czerpać z niego korzyści. Chodzi o system elektronicznego obiegu dokumentów. To nie tylko narzędzie techniczne, ale całe know-how na temat tego, jak zorganizować pracę biura. Rozwiązanie pozwala pozbyć się zalegających w budynku papierowych dokumentów. Ich elektroniczne wersje są łatwiejsze do przechowywania, katalogowania, porządkowania i przeszukiwania. Znika ryzyko fizycznego uszkodzenia wydruków (np. na skutek pożaru, wystawienia na słońce lub kontaktu z wilgocią), a system posiada liczne zabezpieczenia, dzięki którym bezpieczeństwo i poufność dokumentów są całkowicie zapewnione. Usprawniona zostaje także cała komunikacja wewnętrzna firmy. Aby przekazać innemu pracownikowi bądź działowi skomplikowaną wiadomość, nie trzeba tworzyć określonej ilości wydruków i ręcznie dostarczać ich do właściwych adresatów. Wystarczy wysłać plik elektroniczny. Elementem systemu jest cyfrowe repozytorium dokumentów – bezpieczne narzędzie, które gromadzi wszelkie istotne dla funkcjonowania biura materiały w firmie elektronicznej. W rezultacie dostęp do nich jest nieograniczony czasowo ani przestrzennie. Umożliwia to sprawną pracę zdalną, możliwość kontrolowania dokumentów w delegacji, na konferencji, podczas spotkania biznesowego. Jak widać, raz powierzone nam zadanie dostarczenia i wdrożenia (co szczególnie istotne – system zostaje każdorazowo dopasowany do indywidualnych warunków i potrzeb istniejących w danym podmiocie!) systemu w gruncie rzeczy zdeterminuje na lata charakter funkcjonowania Twojej firmy, usprawni go, unowocześni, a z Twoich pracowników zdejmie masę obowiązków związanych ze składowaniem i zarządzaniem archiwum.
Jeszcze dalej idącym przykładem tego, jak Copy Office może wziąć na siebie część działań Twojej firmy, jest możliwość podpisania z nami kontraktu serwisowego. Jak sama nazwa wskazuje, w ramach takiej umowy serwisujemy sprzęt biurowy. Zastanawiasz się, czy do usunięcia awarii drukarki naprawdę potrzebny jest Ci kontrakt? O konsekwencjach niewchodzenia w taką relację możesz boleśnie przekonać się w praktyce lub… nie ryzykować i zawczasu zapewnić sobie komfort płynności pracy Twojego biura. Na awarie naszych partnerów reagujemy priorytetowo i dajemy gwarancję usunięcia jej przykrych skutków. Znamy Twój sprzęt jak własną kieszeń i doskonale wiemy, gdzie szukać problemu oraz jakie części zamienne będą odpowiednie do konkretnej maszyny. Jeśli awaria wymaga dłuższej interwencji, zapewniamy sprzęt zastępczy, dzięki któremu usterka nie odbije się na działalności biura. Dodatkowo, na bieżąco dostarczamy materiały eksploatacyjne – zanim ich zużycie doprowadzi do przestoju pracy.
Nie wahaj się korzystać z pomocy innych podmiotów. Znajdź specjalistów w swoich dziedzinach i… miej pewne sprawy z głowy!