Czas to pieniądz. Często od szybkości reakcji zależy to, czy atrakcyjny kontrakt zostanie podpisany z Twoją firmą czy z konkurencją. Zwiększenie ilości pracowników nie usprawni działania Twojego przedsiębiorstwa, jeśli szwankować będzie komunikacja. To nad tym aspektem powinieneś popracować, a pomoże Ci w tym Copy Office.
Funkcjonowanie współczesnej firmy polega przede wszystkim na przepływie dokumentów. Przesyłanie odpowiednio przygotowanych faktur, umów i korespondencji skutkuje realnymi działaniami biznesowymi – dyrektywy zostaną wydane, zmiany wdrożone itd. Aby dokument nabrał mocy sprawczej, musi przebyć złożoną drogę – od jego właściwego sformułowania, poprzez podpisy decyzyjnych osób, przesłanie do odpowiedniego odbiorcy, opracowanie odpowiedzi, aż po rozprzestrzenienie informacji. Na każdym z tych etapów można usprawnić komunikację.
Doskonałym rozwiązaniem jest elektroniczny system obiegu dokumentów. Umożliwia on tworzenie i przechowywanie szablonów, dzięki którym każdy nowy materiał nie musi być opracowywany od zera. Tego rodzaju powtarzalność ułatwia również katalogowanie informacji oraz ich zrozumienie – odbiorca wie, jak postępować ze znajomą formatką, gdzie szukać istotnych danych, a które pominąć.
Dostęp do elektronicznej platformy obiegu dokumentów jest możliwy o każdej porze i z każdego miejsca na ziemi. Można je odczytać również na urządzeniu mobilnym, a opcja elektronicznego podpisu pozwala zatwierdzać je w szybki sposób, również na odległość. Dzięki temu pilne dokumenty nie muszą zalegać stertami w biurze, w oczekiwaniu na fizyczne zjawienie się właściwej osoby. Wyjazd szefa na konferencję branżową nie będzie już skutkował zastojem działań firmy.
Dokument posiadający moc sprawczą może zostać wysłany bezpośrednio do właściwych odbiorców. Nie trzeba go powielać i odmiennie adresować – do elektronicznego oryginału mają dostęp wszyscy zdefiniowani użytkownicy systemu. Cała procedura może potrwać nie dłużej niż kilka–kilkanaście minut. Oznacza to znaczne skrócenie procesu decyzyjnego, a co za tym idzie – wzrost produktywności firmy.
Według szacunków ponad 50% przedsiębiorstw wciąż przechowuje dokumenty w formie drukowanej. Skorzystaj z oferowanych przez nas udogodnień technicznych, przyspiesz komunikację swojej firmy i zostaw konkurencję w tyle.