Czy wiesz, jakie są rzeczywiste koszty wydruków w Twojej firmie?

Mogłoby się wydawać, że posiadanie dużej ilości urządzeń drukujących i kopiujących optymalizuje koszty druku dokumentów. Nic bardziej mylnego! Podobnie, niski koszt zakupu urządzenia nie gwarantuje niewielkich kosztów utrzymania urządzeń w sprawności technicznej i gotowości do pracy. Zadowolenie z niskiej ceny zakupu sprzętu ulatnia się z chwilą, gdy coraz częściej trzeba inwestować w materiały eksploatacyjne o niskiej wydajności. Tymczasem potrzeba ciągłych wydruków stale rośnie, czego powodem jest:

Wzrost ilości informacji

Wykres 1.

Dokumenty elektroniczne – kolor niebieski

Dokumenty papierowe – kolor pomarańczowy

Wzrost ilości i kosztów drukowanych dokumentów

Dokumenty elektroniczne – kolor niebieski

Dokumenty papierowe – kolor pomarańczowy

Ilość wydruków, stopień marnotrawstwa i możliwe oszczędności

Z ankiety przeprowadzonej przez Ipsos w okresie od 20 lutego do 7 marca 2006 r. i opublikowanej na łamach serwisu eGospodarka.pl wynika, że: przeciętny pracownik biura w sektorze publicznym drukuje 35 stron dziennie, zaś pracownik w sektorze prywatnym – 38 stron dziennie. W miesiącu daje to ok. 800 stron na pracownika, rocznie ok. 19 ryz papieru!

Około 20% wydruków jest wyrzucana do kosza. Aż 51% pracowników sektora publicznego przyznaje, że w ich pracy marnuje się papier na szeroką skalę, jednak 76% z nich uważa, że nie ponosi z to odpowiedzialności.

Z przeprowadzonych przez nas audytów wynika, iż: nakłady mogą być obniżone od 30% do 50% dzięki wprowadzeniu systemu kontroli i rozliczania wydruków system wydruków jest największym niezarządzanym kosztem w zasadniczej większości firm!

Jak zoptymalizować wydatki?

Pierwszy krok w kierunku optymalizacji kosztów to wykonanie audytu środowiska drukującego.

1) Audyt – I etap: rozpoznanie

  • Analiza wykorzystania aktualnego sprzętu drukującego
  • Oszacowanie ilości kopii/wydruków czarno-białych i kolorowych
  • Określenie terminów największego obciążenia sprzętu
  • Analiza kosztów materiałów eksploatacyjnych
  • Analiza kosztów serwisu
  • Obserwacja obiegu dokumentacji od wydruku do archiwum
  • Określenie rzeczywistych potrzeb firmy

2) Przyjęcie założeń: optymalizacja kosztów

  • Instalacja oprogramowania
  • Monitoring dokumentów i urządzeń
  • Rozpoznanie typów i modeli urządzeń, miejsca ich instalacji
  • Przypisanie kosztów wydruku do każdego urządzenia
  • Synchronizacja urządzeń z przydziałem kodów użytkowników do kont

3) Audyt – II etap: informacje o:

  • Przebiegu procesu drukowania i kopiowania
  • Metodach administrowania kosztami materiałów eksploatacyjnych
  • Dotychczasowych kosztach obsługi serwisowej urządzeń
  • Poniesionych dotąd kosztach zakupu części i materiałów eksploatacyjnych do urządzeń będących w ciągłym użytku i do urządzeń zapasowych
  • Objęciu urządzeń umowami serwisowymi
  • Ilości zużytego papieru

4) Audyt – III etap: użytkownicy

  • Rozpoznanie rzeczywistych potrzeb wszystkich uczestników procesu drukowania i kopiowania
  • Przeprowadzenie ankiety w poszczególnych działach związanych z obsługa Klienta
  • Określenie największego natężenia prac w ciągu miesiąca/kwartału/półrocza/roku
  • Konsultacje z Zarządem firmy – scharakteryzowanie nowego systemu drukowania i kopiowania

5) Audyt – IV etap: podsumowanie

  • Raport
  • Wyniki ekonomiczne
  • Projekty zmian

Raport zawiera:

  • Ilość wykonanych kopii i wydruków z podziałem na działy i lokalizację urządzeń
  • Rozliczenie wygenerowanych kosztów w czasie prowadzenia audytów
  • Propozycję zmian zmierzających do obniżenia kosztów drukowania, kopiowania i faksowania dokumentów
  • Rozszerzenie funkcjonalności systemu wydruku
  • Wzrost wydajności infrastruktury drukującej
  • Optymalizację obciążenia sprzętu drukującego
  • Pełną kontrolę nad procesami drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania
  • Zaawansowane zarządzanie środowiskiem wydruku.

Możliwość obniżenia kosztów materiałowych:

  • Zorganizowana centralizacja poprzez optymalizację sprzętu
  • Usunięcie przestarzałego i zbytecznego sprzętu
  • Instalacja urządzeń wielofunkcyjnych
  • Efektywne wykorzystanie sprzętu
  • Ustalenie planów zakupów z uwzględnieniem usystematyzowanych reguł zakupu
  • Określonych modeli urządzeń.

Możliwość obniżenia kosztów operacyjnych:

  • Zarządzanie kolejkami i serwerami wydruku
  • Przygotowanie raportów: gromadzenie i analizowanie informacji w celu znalezienia źródeł oszczędności
  • Optymalizacja procesów zaopatrzenia

POROZMAWIAJMY JAK OBNIŻYĆ KOSZTY WYDRUKU W TWOJEJ FIRMIE