Mija rok, od kiedy w życie weszła dyrektywa RODO. Przez ten czas wymagające normy dotyczące ochrony danych osobowych stały się powszechnie obowiązującym standardem i wszelkie uchybienia w tym względzie są mocno piętnowane. Nawet jeśli w Twojej firmie obowiązują procedury chroniące wrażliwe dane, w codziennych sytuacjach biurowych może dojść do różnego rodzaju uchybień. Często zdarza się przecież, że konkretne pismo zostanie wyciągnięte z drukarki przez nieupoważnioną osobę, a skan dokumentu trafi do niewłaściwego folderu. Jeszcze niedawno takie wpadki nie robiłyby na nikim większego wrażenia, w czasach RODO należy się ich jednak wystrzegać. Sposób, w jaki firma zapewnia poufność danych swoim klientom oraz współpracownikom, stał się jednym z ważnych wyznaczników jej renomy. Choć może się wydawać, że pewnych sytuacji nie da się uniknąć, w ofercie Copy Office znajdują się rozwiązania pozwalające znacząco zminimalizować ryzyko blamażu.

Asortyment biurowy dystrybuowany przez Copy Office posiada szereg zabezpieczeń pozwalających kierować dokumenty precyzyjnie w powołane ręce. Dzięki opcji autoryzacji dostępu do urządzeń wydruki mogą być pobierane wyłącznie przez zdefiniowane osoby. Do odblokowania dostępu wystarczy zwykła firmowa karta magnetyczna. Na dokumentach skanowynych do pliku PDF można ustawiać hasło – tylko osoba, która je zna, może uzyskać dostęp do materiału. Po wprowadzeniu odpowiednich ustawień, wydruk może być dostępny tylko dla osoby, która zalogowała się do urządzenia biurowego. Istnieje także możliwość zlecenia druku na dowolnym urządzeniu biurowym pozostającym w sieci. Dla przykładu, jeśli adresat materiałów ma swój pokój piętro wyżej, wydane przez nas polecenie druku może zostać zrealizowane bezpośrednio przez urządzenie stojące koło jego biurka.

Dzięki takim rozwiązaniom poufne dane są chronione w odpowiedni sposób. Istotne jest, że wprowadzenie wspomnianych obostrzeń nie spowolni ani nie skomplikuje działania firmy, a przeciwnie – podniesie komfort pracy i pozwoli uniknąć nieporozumień.