W dużych instytucjach publicznych – takich jak szkoły, biblioteki, urzędy – konieczne jest zapewnienie petentom i użytkownikom możliwości wydruku, zeskanowania lub skopiowania dokumentów. Umieszczenie urządzeń obsługiwanych przez pracownika rodzi dodatkowe koszty, a drukarki z automatem monetowym generują kolejki i problemy z doborem nominału. Najlepszym rozwiązaniem jest system PrePAID, umożliwiający dokonanie przed wpłaty, a następnie wykorzystanie funduszów w e-kioskach lub specjalnie przystosowanych urządzeniach. Korzyści dla instytucji
Wprowadzenie systemu kart z przedpłatą zwalnia instytucję z obowiązku zatrudnienia kolejnego pracownika i nieustannego monitorowania urządzeń. Samodzielnego wydruku mogą dokonać osoby posiadające specjalną kartę (np. kartę pracowniczą, biblioteczną, elektroniczną legitymację itd.), którą wcześniej doładują na odpowiednią sumę. Rozwiązanie ogranicza dostępność urządzeń osobom nieupoważnionym, ale zapewnia pełną funkcjonalność zweryfikowanym użytkownikom, którzy sami rozporządzają swoimi finansami.
Wygoda użytkowania
System PrePAID to nie tylko oszczędność dla firmy/placówki, ale głównie wygoda dla użytkowników drukarek. Tradycyjne urządzenia z wrzutnikiem na monety generują kolejki i wymagają posiadania odpowiedniej ilości bilonu. System PrePAID pozwala na dokonanie przedpłaty na odpowiedni nośnik (legitymacja studencka, karta użytkownika, itd.) – w odpowiadającej formie i wysokości, poza kolejką. Opłaconą kwotę można wykorzystać np. na wydruk w e-kioskach materiałów dydaktycznych z uczelnianego extranetu lub skserowanie w bibliotece stron książki, której nie można wypożyczać. To rozwiązanie niezwykle wygodne, o szerokich możliwościach zastosowania.14