WSPÓŁPRACA – NIE KONTROLA

Uelastycznienie systemu pracy – to kierunek, w którym zmierza świat biznesu. Efektywnym pracownikiem nie jest ten, kto spędza w biurze 8 godzin, ale ten, kto samodzielnie dostosowuje rytm pracy do swojej aktualnej dyspozycyjności. Czasem krótki spacer potrafi skutecznie zregenerować siły i poprawić koncentrację, z kolei możliwość łączenia pracy z opiekowaniem się dzieckiem działa motywująco na młodą matkę. Jeśli masz sprawdzonych pracowników – nie kontroluj ich za wszelką cenę. Zaufaj im, daj swobodę działania i czekaj zadowalających efektów .

Aby dopuścić możliwość częściowej (lub całkowitej) pracy zdalnej, powinieneś zorganizować system pracy tak, by wykonywanie poszczególnych działań nie wymagało wizyty w biurze. Najważniejszym krokiem w tym kierunku jest cyfryzacja danych. Doskonałym narzędziem do przeprowadzenia tego procesu, a następnie zarządzania zbiorami, jest elektroniczne repozytorium dokumentów. Jego wdrożenie tylko początkowo wymaga sporego nakładu pracy i czasu – wszystkie istniejące dokumenty należy bowiem zeskanować i odpowiednio skatalogować. Z biegiem czasu, po wprowadzeniu odpowiednich ustawień, system staje się coraz bardziej intuicyjny i na podstawie określonych cech dokumentu jest w stanie automatycznie znaleźć dla niego właściwe miejsce w zbiorach. Z materiałów w formie cyfrowej można korzystać z każdego miejsca i o każdej porze – wystarczy jedynie dostęp do internetu. Oczywiście sprawny system bezpieczeństwa umożliwia dostęp jedynie zweryfikowanym użytkownikom. Takim jak Twoi pracownicy, którzy akurat działają poza biurem .

Każda firma jest jak organizm – składa się z połączonych ze sobą i zależnych od siebie organów, nie zawsze więc istnieje możliwość całkowitego wyłączenia konkretnego pracownika ze wspólnego obiegu informacji. Realizacja projektu wymaga częstych rozmów, konsultacji, spotkań osób w niego zaangażowanych. Jeśli jednak posiadasz solidny system audiowizualny – satysfakcjonujące pertraktacje mogą się odbywać bez fizycznej obecności uczestników rozmowy. Nic nie stoi na przeszkodzie, by matka, sprawująca opiekę nad dzieckiem właśnie w czasie firmowych omówień, skontaktowała się z resztą zespołu za pośrednictwem zdobyczy nowych technologii. Dzięki systemowi Copy Office, oprócz aktywnego udziału w rozmowie, będzie mogła przedstawić przygotowaną przez siebie prezentację lub projekt i rzeczowo go omówić. Zupełnie jak w relacji face-to-face! Z tą różnicą, że nie będzie musiała tracić czasu na dojazd i załatwiać opiekunki do dziecka na ten czas.

Na dobrą działalność firmy składają się nie tylko umiejętności poszczególnych pracowników, ale także – a może przede wszystkim? – relacje międzyludzkie. Przystosowując działalność przedsiębiorstwa do potrzeb swoich pracowników, dajesz im sygnał, że wiążesz z nimi przyszłość, zależy Ci na ich pracy i nie jest Ci obojętna ich sytuacja osobista. W ten sposób tworzy się więzi i zyskuje się lojalnych, wdzięcznych współpracowników.