Wielu przedsiębiorców obawia się, że wprowadzenie do działalności firmy nowych podmiotów doprowadzi do komplikacji w systemie zarządzania i przysporzy nowych obowiązków. To blokujące myślenie skutkuje przeładowaniem zadań spoczywających na konkretnych pracownikach i w efekcie utrudnia rozwój przedsiębiorstwa. Prawda jest taka, że im więcej wyspecjalizowanych podmiotów będzie obsługiwać Twoją firmę, tym mniej rozpraszających zadań będzie spoczywało na Twoich barkach.
Biuro i administracja to serce każdego przedsiębiorstwa, to tu zachodzą procesy i znajdują się dokumenty, bez których nawet najlepsi specjaliści nie mogliby skutecznie rozwijać swojej działalności biznesowej. Jeśli zależy Ci na sprawnym działaniu całego przedsiębiorstwa, postaw na dobrą organizację pracy tego organu. Łatwo napisać, trudniej zrealizować? To prawda, że dojście do optymalnych rozwiązań wymaga dużego nakładu energii i czasu. Nie musisz jednak samodzielnie odkrywać Ameryki – ktoś już zrobił to za Ciebie . Wystarczy skorzystać z wiedzy i doświadczenia firmy specjalizującej się w optymalizacji pracy biura – takiej, jak Copy Office. Doskonałym punktem wyjścia jest nabycie elektronicznego repozytorium dokumentów. Narzędzie pozwala przekształcić zbiory ważnych materiałów w wersję cyfrową – łatwą w użytkowaniu i nie zabierającą żadnego miejsca. Ułatwieniu ulega nie tylko sposób archiwizowania danych, ale także komunikacja wewnętrzna. Standardowe obowiązki biurowe zajmują dużo mniej czasu, procedury się upraszczają, a na dodatek w długofalowej perspektywie firma zyskuje spore oszczędności wynikające ze znaczącego zmniejszenia zużycia papieru i innych materiałów eksploatacyjnych.
Gdy już każdy pracownik zostanie wdrożony w nowy, zoptymalizowany tryb działań, można przejść do kolejnego kroku niwelującego ilość drobnych obowiązków w biurze. Kontrakt serwisowy z firmą Copy Office oznacza, że żaden pracownik Twojej firmy nie musi kontrolować pracy maszyn. Rzecz dotyczy nie tylko łatwo zauważalnych awarii, ale również stopnia zużycia materiałów eksploatacyjnych. Dzięki serwisowi działanie biura nigdy nie zostanie zablokowane np. poprzez nagłe wyczerpanie tonera. Monitorujemy na bieżąco jego poziom i interweniujemy zanim pojawi się problem. Możesz być również pewien, że Twojego biura nie unieruchomi żadna usterka. Nawet jeśli nie uda nam się od ręki naprawić sprzętu, dostarczymy urządzenia zastępcze, które zagwarantują ciągłość działania przedsiębiorstwa.
Jak widać współpraca i cedowanie części obowiązków podmiotom zewnętrznym prowadzi do znacznego uproszczenia działania firmy i ograniczenia zadań jej pracowników. Teraz wszyscy możecie skupić się na tych działaniach, które są szczególnie istotne.