W ostatnich latach wiele mówi się o minimalizmie w życiu codziennym. Doświadczenie wielu osób pokazuje, że ograniczenie ilości otaczających nas przedmiotów pozwala przejąć nad nimi kontrolę i lepiej nimi zarządzać. A harmonia zewnętrzna przekłada się na spokój wewnętrzny. Klasycznym przykładem takiej zależności może być szafa ubrań – kiedy pęka w szwach, często stajemy przed nią bezradni i stwierdzamy, że nie mamy co na siebie włożyć. Specjaliści od slow life przekonują, że ograniczenie ilości ubrań i świadome budowanie garderoby z bazowych, klasycznych i pasujących do siebie elementów pozwala zaoszczędzić wiele czasu, przestrzeni, pieniędzy i… frustracji! Podobnie jest z organizacją firmy. Powiększająca się liczba pracowników, działów oraz obsługujących ich urządzeń sprawia, że w funkcjonowanie przedsiębiorstwa wkrada się chaos, nad którym trudno zapanować. Jeśli sytuacja Twojej firmy już teraz wygląda w taki sposób lub czujesz, że niebezpiecznie przybliżasz się do takiego modelu – skorzystaj z pomocy Copy Office!
Pierwszym krokiem do ujarzmienia narastającego bałaganu jest wprowadzenie jednolitego systemu komunikacyjnego. Ponieważ w dużych przedsiębiorstwach informacje przekazywane są w większości w postaci dokumentów, należy zadbać o usprawnienie ich obiegu. Warto zrezygnować z drukowania kartek – pochłania to dużą ilość materiałów eksploatacyjnych, a ich kolportaż do odpowiednich osób wymaga czasu. Wydruki mają również tę wadę, że ich ilość jest ograniczona, podobnie jak możliwość dostępu do nich. Polecamy zamienić je na wersję elektroniczną. Wówczas wystarczy przygotować jeden egzemplarz i wysłać go do zdefiniowanych odbiorców, by już po kilku chwilach właściwe osoby były w posiadaniu istotnych danych. Takie dokumenty zwiększają elastyczność pracy – zdefiniowani użytkownicy mogą do nich dotrzeć z każdego miejsca i o każdej porze, bez konieczności przychodzenia do biura. Dodatkowo archiwum dokumentów znika z fizycznej przestrzeni – efektem jest więc większy porządek w biurze oraz zabezpieczenie danych przed szkodliwym wpływem czynników zewnętrznych, takich jak wilgoć, pożar, zniszczenie mechaniczne itd.
Kolejnym krokiem w stronę minimalizmu może być zawarcie kontraktu serwisowego z Copy Office. Taki układ zdejmuje z Ciebie obowiązki związane z utrzymaniem sprawności maszyn biurowych. A im mniej spraw na Twojej głowie, tym lepiej wywiązujesz się z priorytetowych zadań! W ramach kontraktu zobowiązujemy się dbać o zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne, oferujemy natychmiastowe usługi naprawcze, a w razie konieczności – zapewniamy maszyny zastępcze. Szybko, skutecznie i płynnie. Nawet nie zorientujesz się, że miałeś awarię .
Im mniej przedmiotów wokół Ciebie, im mniej skomplikowanych procedur i ciągnących się nieraz tygodniami problemów technicznych – tym skuteczniej realizujesz swoje najistotniejsze cele biznesowe. I o to chodzi!