Otwieramy oczy na ukryte koszty prowadzenia działalności

Wydruk kartki papieru to tak niewielki wydatek, że z reguły pomija się go w budżecie firmy. Tymczasem w wielu biurach dziennie produkuje się setki, jeśli nie tysiące wydruków. Wychodzi z tego solidna pozycja budżetowa. Jeśli doliczyć cenę energii zasilającej wszystkie urządzenia biurowe oraz koszty usuwania nagłych awarii – otrzymujemy sumkę, wobec której nie sposób przejść obojętnie. Warto przyjrzeć się jej dokładnie i zastanowić się, czy można ją obniżyć. Temu właśnie służy audyt środowiska wydruku oferowany przez Copy Office.

Z badań wynika, że aż 20% dokumentów drukowanych w biurach jest niepotrzebna – bardzo szybko trafiają do kosza i spokojnie mogłyby istnieć jedynie w wersji elektronicznej. Dzięki wprowadzeniu systemu kontroli i rozliczania wydruków rachunki na ten cel mogą być obniżone o ok. 30–50%. Przyznasz, że gra jest warta świeczki!?

Profesjonalny audyt składa się z kilku etapów. Pierwszy to rozpoznanie. Specjaliści przyglądają się wykorzystywanym urządzeniom, ich stanowi technicznemu i energochłonności oraz kosztom naprawy. Szacują także liczbę wykonywanych wydruków – zarówno kolorowych, jak i czarno-białych, koszt materiałów eksploatacyjnych oraz wyznaczają porę największego obciążenia sprzętu. Z takimi informacjami można przejść do kolejnego etapu, czyli instalacji oprogramowania, które umożliwia monitoring dokumentów i urządzeń. Dzięki temu uzyskiwane są informacje o realnym zużyciu materiałów, przebiegu procesów drukowania, całościowych kosztach obsługi serwisowej itd. To dobry moment, by przejść do etapu trzeciego, czyli weryfikacji danych z realiami. Poprzez rozmowy z użytkownikami systemu biurowego określane są ich realne potrzeby, kłopoty, zbierane są spostrzeżenia. Dzięki temu w finalnym etapie może powstać wiarygodny raport oraz strategia zmian.

Audyt środowiska wydruku to skuteczny sposób na obniżenie kosztów materiałowych i operacyjnych biura. To krok, którego nie należy pomijać przy rozwijaniu parku maszyn biurowych.