OSZCZĘDNOŚCI Z KONTROLOWANIA PROCESU WYDRUKU

Ile kosztuje wydruk jednej strony druku? Niewiele! I to właśnie usypia czujność większości przedsiębiorców. Trzeba sobie jednak uświadomić, że dzienna produkcja dokumentów w sektorze prywatnym to 38 stron dziennie na jednego pracownika. Przemnożenie tej liczby przez ilość osób zatrudnionych w firmie oraz ilość dni pracujących, daje wymierny obraz kosztów wydruku – ok. 800 stron na pracownika w miesiącu. Bez monitoringu obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie beztroskie zużywanie papieru, tonera i energii elektrycznej może przynieść znaczne straty. Copy Office dostarcza rozwiązania, które pozwalają kontrolować ten proces i w konsekwencji – oszczędzać.

Krok pierwszy: audyt

Pierwszym krokiem na drodze do oszczędzania jest rzetelnie przeprowadzony audyt środowiska wydruku. Copy Office kontroluje procedury obiegu informacji oraz jakość, sprawność i kompatybilność maszyn. Częstym błędem jest konstruowanie środowiska wydruku w firmie z urządzeń różnych producentów – to zawsze droższa opcja, niż konsekwentne wyposażanie biura w narzędzia jednej marki. Duże zmiany może przynieść także analiza przyzwyczajeń komunikacyjnych. Innym felernym procederem w firmach jest nieuzasadnione drukowanie informacji, które można przekazać drogą ustną lub elektroniczną. Z badań wynika, że aż 20% dokumentów produkowanych w firmach w krótkim czasie trafia do kosza.

Rozwiązania jakie proponuje Copy Office polegają na optymalizacji całego procesu wydruku. Usługa obejmuje kompleksowe działania: od wymiany maszyn, poprzez wprowadzenie w nich odpowiednich ustawień, zbudowanie systemu elektronicznego obiegu informacji – cyfrowego repozytorium dokumentów, aż do szkolenia kadry pracowniczej.

Krok drugi: dokumenty w wersji elektronicznej

Cyfrowe repozytorium dokumentów to narzędzie pozwalające w znaczny sposób usprawnić pracę całego przedsiębiorstwa, oszczędzić nie tylko pieniądze, ale także czas. Dzięki rozwiązaniu wszystkie ważne informacje są dostępne dla zweryfikowanych użytkowników o każdej porze i z każdego miejsca – wystarczy dostęp do internetu. Znacznie ułatwia to pracę zdalną, a także podróże służbowe, w czasie których dokumenty są zawsze pod ręką. Repozytorium ułatwia obieg informacji wśród wszystkich pracowników, bez konieczności ich drukowania. Ekonomicznie i ekologicznie.

Zbudowanie elektronicznego archiwum dokumentów nie jest tak pracochłonne, jak się wydaje. Kluczowy jest etap wdrożenia. Należy zbudować rozsądny i przejrzysty system segregacji, tak by odnajdywanie w nich dokumentów było łatwe i logiczne. Do repozytorium trafiać będą dokumenty uprzednio zeskanowane. Początkowo należy grupować je ręcznie oraz wprowadzić ustawienia, na podstawie których inteligentny system będzie je w przyszłości automatycznie segregował. Dokumenty można katalogować ze względu na ich rodzaj, adresata, nadawcę, datę itd. Wybór kryterium jest dowolny, wystarczy wprowadzić go do systemu.