Funkcjonalność
Głównym problemem w sprawnym zarządzaniu salami jest konieczność koordynowania wielu działań przez jedną osobę. Pracownik odpowiedzialny za sale zwykle posiada także inne obowiązki, dyżuruje jedynie w określonych godzinach. Uzyskanie informacji na temat terminu i godzin dostępności pomieszczeń oraz ich wyposażenia jest zwykle możliwe tylko w trakcie pracy sekretariatu lub recepcji, wymaga kontaktu telefonicznego i mailowego. Dzięki elektronicznemu systemowi wystarczy w dowolnej, dogodnej dla siebie porze dnia zalogować się do programu, by zyskać natychmiastowy dostęp do wszystkich danych i “zaklepać” sobie odpowiednie miejsce. Cała operacja potrwa kilka minut.
Wpływ na poprawę pracy przedsiębiorstwa
Korzyści z wprowadzenia systemu elektronicznej rezerwacji sal jest wiele. Program dostępny online dla wszystkich upoważnionych osób odciąża pracownika, który do tej pory, wśród wielu innych zadań, musiał zajmować się także koordynowaniem wynajmowania pomieszczeń. Drugą stroną medalu jest ominięcie komplikacji związanych z rezerwowaniem sal, które często zniechęcały pracowników do organizowania jakichkolwiek spotkań, debat, dyskusji. W efekcie życie społeczne firmy zostaje ożywione, a oddolne inicjatywy pracownicze mają większą szansę realizacji. Tego typu zmiany poprawiają komunikację wewnętrzną w przedsiębiorstwie, a co za tym idzie – stymulują wzrost jego efektywności.
Pakiet elektronicznego systemu rezerwacji sal zawiera także monitory instalowane przed pomieszczeniami. Można wyświetlać na nich dowolne filmiki (i w ten sposób rozbudowywać ich funkcjonalność), a wbudowana fotokomórka reaguje na zbliżającego się do drzwi człowieka, przerywając projekcję i wyświetlając informacje na temat aktualnego stanu sali – kto ją zajmuje i w jakich godzinach. Dzięki temu sprawdzenie aktualnej dostępności sali nie wymaga otwierania drzwi. System pozwala zatem uniknąć nieeleganckich sytuacji, w których spotkanie zostaje przerwane/zakłócone wejściem osoby postronnej.