Blog

FIRMA POD KONTROLĄ

Każdy przedsiębiorca jest koordynatorem działań wielu osób. Ważnym elementem jego zadań jest kontrola jakości pracy i funkcjonowania firmy. Najlepszym narzędziem do kontroli są raporty – w klarowny i czytelny sposób przedstawiają one, jak zachodzą poszczególne procesy działania firmy. Na tej podstawie można szybko wyłapać niedociągnięcia i interweniować, by zoptymalizować pracę całego przedsiębiorstwa. Copy Office dostarcza rozwiązań, które umożliwią trzymanie w garści nawet tych elementów działania firmy, które do tej pory wydawały się być poza kontrolą – jak proces wydruku dokumentów. 

Kontrola kosztów wydruku

Bagatelizowanie wydatków, które wyglądają na niewielkie to jeden z podstawowych błędów przedsiębiorców. Zużycie wody, prądu, również materiałów do drukowania – te dane rozpatrywane z osobna i w skali jednego miesiąca nie robią może dużego wrażenia. Jednak zsumowane wraz z końcem roku, dają obraz marnotrawstwa w firmie. Copy Office dostarcza narzędzi, dzięki którym wreszcie można przejąć kontrolę nad wydatkami biurowymi. Specjalistyczne oprogramowanie, dzięki szerokiej funkcjonalności pozwala na spersonalizowanie narzędzia. Jeśli przez biuro przewija się dużo osób i istnieje podejrzenie, że część z nich może korzystać z urządzeń drukujących, za pomocą odpowiednich ustawień można wprowadzić ograniczenie dostępu do wydruków niezweryfikowanym użytkownikom. Funkcja licznika pozwala sczytywać koszty wydruku z konkretnego urządzenia i w ten sposób – umożliwia kontrolowanie procesu drukowania w całej firmie. Ostatecznie dane zestawiane są w postaci raportów, które w jasny i klarowny sposób informują o prawidłowościach i nieprawidłowościach w eksploatowaniu urządzeń drukujących.

Oszczędne archiwum

Zdecydowaną większość materiałów drukowanych w firmie stanowią dokumenty służące wewnętrznej komunikacji. Ze względu na szybką dezaktualizację danych, w przeciągu kilku-kilkunastu dni trafiają one prosto do kosza. Szacuje się, że właśnie tak kończy swój obieg blisko 20% z wyprodukowanych przez firmę dokumentów. To dużo! Znacznie oszczędniejszym, jak również zwyczajne praktyczniejszym sposobem na rozpowszechnianie informacji wśród pracowników jest tworzenie wiadomości elektronicznych. Cyfrowe repozytorium dokumentów to platforma, dzięki której informacje są dostępne dla wszystkich zweryfikowanych użytkowników, z każdego miejsca i o każdej porze. Na dodatek aktualizacja danych nie wymaga przedruku.

Same korzyści!