Nie wierzysz, że unowocześnienie sprzętu może wnieść nową jakość w działalność Twojej firmy? Szkoda Ci wymieniać maszyn wielofunkcyjnych, które – nawet jeśli lata świetności mają już za sobą – przecież wciąż działają? Możesz nazywać to oszczędnością, ale w ostatecznym rozrachunku takie działanie nie ma nic wspólnego ze sprytnym zarządzaniem budżetem. Prawdziwe oszczędności buduje się długofalowo, często na starcie inwestując pewne kwoty w modernizację firmy.
Zjawisko oszczędności nie jest tym, za co zwykle je bierzemy. Budowanie oszczędności nie polega na zwykłym niewydawaniu pieniędzy, ale na mądrym obracaniu nimi tak, by określony wydatek przynosił stały, przewyższający go zysk. Wniosek z tak postawionej sprawy jest jeden – opłaca się inwestować w unowocześnienie biura. Zwłaszcza, że często już jeden przemyślany zakup pozwala czerpać korzyści na bardzo wielu różnych polach. Przykładem takiego rozwiązania jest system elektronicznego obiegu dokumentów. Kluczową zasadą jego działania jest bazowanie na cyfrowych wersjach dokumentów. Dzięki temu znacznie maleją koszty zużycia materiałów biurowych takich jak papier, toner, koperty, segregatory i in. Ponieważ nowe dokumenty nie posiadają fizycznej formy, znika problem ich składowania. Zamiast nieestetycznych i wymagających specjalnych warunków przechowywania stert makulatury, pojawiają się praktyczne pliki w systemie. Z takiej formy dokumentów znacznie łatwiej jest korzystać, nie trzeba obawiać się ich zniszczenia, dostępne są z każdego miejsca i w każdym czasie – wystarczy mieć połączenie z internetem. Dzięki temu znacznie usprawnia się również proces komunikacji w firmie i czas realizacji różnych działań. W efekcie pracownicy nie muszą wkładać tak dużej energii w wywiązywanie się ze swoich obowiązków, mogą poświęcić uwagę większej ilości spraw, nie frustrują się przestojami i trudnościami we wzajemnym kontakcie. Taki stan rzeczy ostatecznie przekłada się na zwiększenie obrotów firmy i wzrost satysfakcji załogi.
Jak widać, jest wiele sposobów na powiększenie firmowego budżetu, a dochody z działalności przedsiębiorstwa wcale nie są jedynym jego komponentem. Czasem warto poszukać pieniędzy tam, gdzie ulatniają się one w sposób przez nikogo niekontrolowany. Nawet jeśli na starcie wymaga to drobnej inwestycji w sprzęt.