Przypomnij sobie, czym się kierowałeś, zakładając własną działalność gospodarczą. Motywacją do rezygnacji z etatu jest często potrzeba niezależności i większej kontroli nad własnym czasem. Jeśli z perspektywy upływających dni czujesz, że coś poszło nie tak, wiedz, że możesz jeszcze wrócić do swoich dawnych wyobrażeń o prowadzeniu firmy. Wystarczy, że zreorganizujesz ją tak, byś nie musiał non stop osobiście kontrolować jej działań.
Dobra organizacja pracy biura pozwala zautomatyzować wiele czynności, uprościć komunikację, zwiększyć wydajność. Do ustalenia optymalnych warunków działania można dochodzić latami, stosując metodę prób i błędów. Można też skorzystać z doświadczenia profesjonalistów i zamówić system elektronicznego obiegu dokumentów. Narzędzie nie tylko pozwala przechowywać i katalogować materiały w formie elektronicznej, ale również jest zbiorem sprawdzonych procedur, gotowych do zaaplikowania w konkretnej firmie. Dzięki niemu prowadzenie biura i archiwum staje się znaczenie prostsze, a wprowadzone rozwiązania są ściśle dostosowane do warunków i potrzeb przedsiębiorstwa. Copy Office przykłada dużą wagę do procesu implementowania systemu w realnym środowisku biurowym. Wszelkie ustawienia zostaną podporządkowane już wypracowanym strategiom działania. W efekcie zmiany nie będą zachodzić w trybie rewolucyjnym, ale będą ewolucyjnie ulepszać i wspomagać słabe ogniwa administracyjnego łańcucha. Nie należy się więc obawiać, że nowe standardy wprowadzą chaos i dezorientację pracowników przyzwyczajonych do starego porządku. Należy za to spodziewać się większego usamodzielnienia zespołu i braku konieczności sprawowania nad nim kontroli. A im mniejszy nadzór sprawujesz nad firmą, tym więcej czasu zyskujesz dla siebie.
Zaletą posiadania elektronicznej bazy dokumentów jest również możliwość korzystania ze zbiorów archiwum z dowolnego miejsca na ziemi i w dowolnym czasie. Aby podjąć ważną decyzję biznesową, nie musisz koniecznie przychodzić do biura. Możesz w tym czasie być na konferencji branżowej lub odpoczywać w SPA – stabilność firmy w ogóle na tym nie straci.
Jeśli już zdecydujesz się na wyjazdy poza teren działalności swojego przedsiębiorstwa, możesz potrzebować narzędzia umożliwiającego Ci skuteczną komunikację z pozostającym w biurze zespołem. System wideokonferencyjny będzie doskonałym wyborem! Pozwala on nie tylko na kontakt audialny i wizualny, ale także (w przypadku modelu wyposażonego w ekran) na przesyłanie prezentacji i wszelkich materiałów multimedialnych. Stwarza to warunki do pełnowartościowej dyskusji, nieodbiegającej zanadto od tej tradycyjnej.