W dużych firmach koszty wydruku dokumentów pochłaniają niemałą część budżetu. Oczywiście, to wydatek, który jest wpisany w prowadzenie każdej działalności i nie można go uniknąć. Można jednak skutecznie obniżać tę kwotę poprzez eliminowanie wydruków niepotrzebnych, niezwiązanych z działalnością firmy, prywatnych. Aby osiągnąć ten cel, konieczne jest prowadzenie drobiazgowej kontroli procesu drukowania. Procedura wymagałaby ogromnego nakładu pracy i czasu, a nawet zatrudnienia kolejnego pracownika. Istnieje jednak elektroniczny system autoryzacji użytkowników drukarek, który automatyzuje proces kontroli, a przy okazji zapewnia bezpieczeństwo.
Wydruk na kartę lub PIN
Najskuteczniejszym sposobem na kontrolowanie procesu drukowania w firmie jest wprowadzenie autoryzacji użytkowników drukarek – na przykład przy użyciu kart lub kodów PIN. Pierwszy wariant uchodzi za wygodniejszy (nie wymaga zapamiętywania kombinacji cyfr) i jest szeroko stosowany. Po wprowadzeniu określonych ustawień, urządzenia uruchamiają się tylko po zbliżeniu karty. Zainstalowanie specjalnego oprogramowania rozszerza funkcjonalność – pozwala wprowadzać blokady, limity, opcje druku w kolorze lub bez itd. Rozwiązanie daje możliwość określenia, kto i w jakim zakresie może z nich korzystać. Blokada może zostać ustawiona na dowolnym etapie korzystania z urządzenia i obejmować: drukowanie, kopiowanie, faksowanie. Ustawienie wydruku autoryzowanego pozwala odebrać materiały po uprzedniej autoryzacji kartą lub PINem. Dzięki takiej elastyczności, system dostosowuje się do potrzeb i specyfiki konkretnej firmy.
Wbrew pozorom wdrożenie rozwiązania nie wymaga wydawania bardzo wielu kart. Do uruchamiania urządzeń można wykorzystać już obowiązujące w firmie karty pracownicze, np. karty czasu pracy bądź karty wejściowe. Wystarczy wprowadzić odpowiednie ustawienia do systemu. Jeśli pojawia się konieczność wydawania specjalnych kart, należy rozważyć mniej wygodną, ale równie skuteczną (i w tym przypadku bardziej ekonomiczną) opcję autoryzacji za pomocą kodu PIN. Rozwiązanie (autoryzacja za pomocą karty/PINu + system) umożliwia przesyłanie, bezpośrednio z urządzeń do centrali, informacji dotyczących kosztów wydruku dokonywanych przez konkretne osoby i przyporządkowywanie ich do określonych działów lub projektów. W ten sposób możliwe staje się wnikliwe monitorowanie systemu wydruków w firmie, a koszty korzystania z urządzeń stają się jawne.
Poufność w firmie
W dużej firmie zachowanie poufności informacji staje się problemem, między innymi ze względu na niekontrolowany obieg dokumentów. Wydruki zawierające niejawne dane mogą trafić w ręce nieupoważnionego pracownika. Taka sytuacja rodzi ryzyko wycieku strzeżonych informacji, co przekłada się nie tylko na straty finansowe, ale także tworzy niekorzystny wizerunek firmy. Autoryzacja odbioru wydruków zwiększa zatem bezpieczeństwo danych w firmie.