Archiwizowanie dokumentów w wersji cyfrowej ma cały szereg zalet. E-dokumenty nie zajmują cennej powierzchni biura, są odporne na uszkodzenia fizyczne, można z nich korzystać bez ograniczeń czasowo-przestrzennych. Umieszczenie dokumentów firmowych w chmurze nie jest jednak rozwiązaniem optymalnym – wątpliwości budzi chociażby kwestia poufności danych. Żyjemy w czasach, w których sektor usługowy dominuje nad innymi dziedzinami gospodarki. Klienci oczekują od firmy nie tylko wysokiej jakości usług, ale również odpowiedniego zabezpieczenia przekazywanych danych. Elektroniczne repozytorium gwarantuje najwyższą ochronę zdeponowanych w nim dokumentów.
Elektroniczne repozytorium zachowuje funkcjonalność chmury, ale posiada dodatkowe zalety. Dostęp do dokumentu cyfrowego jest znacznie łatwiejszy niż do jego wersji papierowej, dlatego należy zadbać, by nie wpadłon w niepowołane ręce. Repozytorium umożliwia definiowanie użytkowników, którzy mogą korzystać z poszczególnych danych. Logowanie następuje przy użyciu hasła, a każde konto posiada indywidualnie zakreślone uprawnienia.
Przechowywanie dokumentów w chmurze pozwala uchronić je przed materialnym zniszczeniem. Podobne właściwości posiada e-sejf – rozwiązanie stanowiące uzupełnienie dla elektronicznego repozytorium. Zapisywane w nim kopie danych są całkowicie bezpieczne, nawet w przypadku takich zagrożeń jak pożar czy powódź. Pancerne urządzenie nie jest popularne, jednak warto pomyśleć o jego zakupie, jeśli utrata danych groziłaby poważnymi konsekwencjami dla firmy.
Elektroniczne repozytorium to także rozbudowany system usprawniający archiwizację dokumentów. Po wprowadzeniu odpowiednich ustawień zeskanowane charakterystyczne dokumenty (takie jak często powtarzające się faktury, rachunki, pisma w określonej formatce) są automatycznie przyporządkowywane do odpowiedniego katalogu. Żaden pracownik nie musi ręcznie wprowadzać danych do tej części archiwum. To oszczędność czasu i pieniędzy, której nie daje przechowywanie dokumentów w chmurze.