Biuro jest najbardziej reprezentatywną częścią każdej firmy. Klienci często budują sobie opinię na temat całego przedsiębiorstwa na podstawie wrażenia, jakie zrobiło na nich biuro. Kompetentni i dobrze prezentujący się pracownicy to podstawa, niemniej ważne są jednak również kwestie techniczne. Uporządkowanie dokumentów i korzystanie z nowoczesnych metod działania nie umkną uwadze klienta. Copy Office oferuje rozwiązania, które czynią z biura dobrą wizytówkę.
Nowoczesne archiwum i szybki dostęp do informacji
Cyfrowe repozytorium sprawia, że nawet najobszerniejsze archiwum i najbardziej szczegółowa dokumentacja nie będą psuły wyglądu miejsca. Dokumenty w wersji elektronicznej nie zajmują niepotrzebnie przestrzeni biura, sprawiają natomiast, że dostęp do informacji jest niezwykle szybki i… estetyczny. Pracownik, poproszony przez klienta o odnalezienie konkretnych danych, nie szpera w podstarzałych segregatorach, tylko wpisuje odpowiednie polecenie na komputerze i drukuje dokument. Szybko i profesjonalnie.
Elektroniczna rezerwacja sal
Nie każdy gość zapowiada swoje przyjście. Co zrobić w sytuacji niespodziewanych odwiedzin ważnego klienta, gdy chcemy przyjąć go w godziwych warunkach, a nie mamy kontroli nad tym, co wydarza się w poszczególnych salach? Spacerowanie z kontrahentem po gmachu firmy i bezskuteczne zaglądanie do kolejnych drzwi nie jest najlepszym rozwiązaniem. W takich sytuacjach, gdy dobry wizerunek firmy wisi na włosku, prawdziwym wybawieniem jest system elektronicznej rezerwacji sal!
Wystarczy rzut oka, by zorientować się w dostępności poszczególnych pomieszczeń. Jeśli wszystkie są zajęte, wiemy o której godzinie zwolni się miejsce – można zaproponować klientowi kawę lub lunch i w ten sposób przeczekać niezręczną sytuację. System rezerwacji informuje również o wyposażeniu sal, dlatego jesteśmy w stanie dobrać miejsce odpowiednio do charakteru spotkania. Jeśli zamierzamy przedstawiać prezentacje – potrzebujemy projektora multimedialnego, jeśli zamierzamy pracować online – konieczny będzie dostęp do WiFi itd.
Gdy spotkanie trwa, z elektronicznym systemem rezerwacji mamy pewność, że nikt nie zakłóci jego przebiegu swoim pomyłkowym wtargnięciem. Umieszczone przed salą monitory wyświetlają informacje o niedostępności pomieszczenia oraz o szacowanych godzinach trwania spotkania.