Cyfryzacja biura umożliwia optymalne gospodarowanie finansami i czasem, a także sprawia, że cała firma działa znacznie lepiej. Rzeczą, która wciąż blokuje pełną elektronizację, jest brak możliwości dokonywania zmian w skanowanych dokumentach. Rozwiązanie problemu przynosi system umożliwiający skanowanie dokumentów do wersji edytowalnych. Dzięki temu, wprowadzenie korekty w piśmie nie wymaga tworzenia go od nowa. To znaczna oszczędność czasu i droga do pełnej cyfryzacji biura.
Cel – pełna modernizacja biura!
Rozwój nowoczesnych technologii w ostatnich latach zdecydowanie usprawnił prace biurowe. Komunikacja mailowa, elektroniczne wersje dokumentów – to wszystko doprowadziło do przyspieszenia komunikacji i zmniejszyło ilość administracyjnych obowiązków pracowników, którzy mogą poświęcić czas innym, merytorycznym zadaniom. W procedurze przepływu dokumentów istnieją jednak wciąż etapy, których rozwój technologii nie wspomógł. Jednym z nich jest skanowanie dokumentów – samo w sobie niezwykle potrzebne (ułatwia przepływ informacji i umożliwia tworzenie elektronicznego archiwum) – jednak uniemożliwiające wprowadzanie zmian w raz zeskanowanym tekście. System skanowania w trybie edycji jest rozwiązaniem tych problemów – umożliwia nie tylko korygowanie zmian, jakie pojawiły się w dokumentach, ale także wykorzystywanie skanu jako uniwersalnego szablonu, w którym wystarczy jedynie zmiana danych, by wykorzystać go ponownie. W ten sposób znika konieczność przepisywania dokumentów istniejących jedynie w formie drukowanej i tworzenia formularzy od nowa. To kolejny krok w stronę pełnej modernizacji biura.
Funkcjonalność
Oprócz możliwości szybkiej i łatwej cyfryzacji i edycji dokumentów drukowanych, program pozwala na zdefiniowanie odbiorcy zeskanowanego tekstu. Dzięki temu dokument może trafić do odpowiedniego pliku na dysku, katalogu sieciowym, ale także na konkretną skrzynkę mailową, gdzie odpowiedni pracownik zrobi z niego użytek. Istnieje możliwość skanowania do różnych formatów. W ten sposób łatwo stworzyć cyfrowe repozytorium i ograniczyć ilość zalegającego w biurze papieru, a także uprościć procedurę obiegu dokumentów w firmie. To kolejna, nieoczywista korzyść, jaką daje system umożliwiający wykonywanie edytowalnych skanów.