25 maja coraz bliżej – ta data spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Jeśli Twoja firma w jakikolwiek sposób zajmuje się przetwarzaniem danych, sprawa dotyczy także Ciebie! RODO – czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych – to dyrektywa, której cele są bardzo słuszne i z pewnością wszyscy odczujemy pozytywne efekty jej wprowadzenia. Przedsiębiorcy muszą jednak szczególnie zadbać o sposób, w jaki przechowywane są i przetwarzane dane w ich firmie, w innym przypadku czekają ich srogie kary.
Maksymalny ustalony w rozporządzeniu poziom kar, z którymi musi się liczyć przedsiębiorca, to 20 000 000 euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorcy z roku obrotowego poprzedzającego naruszenie. Liczby mogą przyprawiać o zawrót głowy! Jest jednak jeszcze trochę czasu, by odpowiednio się zabezpieczyć. Zwłaszcza, że Copy Office oferuje rozwiązania, które pomogą uniknąć wpadki.
Do wycieku danych może dojść w trakcie korzystania z urządzeń wielofunkcyjnych lub elektronicznych archiwów. By poprawić bezpieczeństwo danych klientów, warto skupić się na tej przestrzeni. W wielu dostępnych na rynku maszynach istnieją funkcje, które poprawiają bezpieczeństwo danych. Trzeba jednak mieć tego świadomość i wprowadzić odpowiednie ustawienia. Pracownicy Copy Office są specjalistami od urządzeń i rozwiązań biurowych i mogą pomóc Ci w tym zakresie. To krok pierwszy. Krok drugi trzeba będzie wykonać w sytuacji, gdy obecnie użytkowane w firmie maszyny nie są wyposażone w odpowiednie udoskonalenia. Wówczas będzie należało przystąpić do zakupu nowych urządzeń. Te oferowane przez Copy Office posiadają odpowiednie funkcje, dzięki którym ryzyko wycieku danych elektronicznych jest znacznie zminimalizowane. Co konkretnie czyni różnicę? Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne oferują opcję zabezpieczonego hasłem skanowania do pliku PDF. To nie koniec udoskonaleń związanych z tym typem dokumentów – kolejną opcją jest tworzenie PDF-ów z cyfrowym podpisem. Wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze autoryzowane, są kontrolowane, dzięki czemu ich wyciek nie jest możliwy. Ograniczenie dostępu do urządzeń drukujących za pomocą PIN-u, loginu bądź hasła zapobiega przechwyceniu danych przez osoby niepowołane.
Jak widać, skuteczne przygotowanie do wejścia w życie dyrektywy RODO nie wymaga dużego nakładu kosztów ani zbędnych komplikacji. A opisane powyżej opcje to jeszcze nie wszystko, co może Ci zaoferować Copy Office. Z nami będziesz gotów!