Jak to zrobić?
Tworzenie archiwum wydaje się żmudną i niezbyt przyjemną pracą, wymagającą dużo cierpliwości, czasu i uwagi. Wydawać by się mogło, że w niektórych firmach należałoby do tego celu zatrudnić kolejnego pracownika. Okazuje się jednak, że współcześnie praca ta jest bardzo prosta, dzięki użyciu najnowszych technologii.
Cyfrowa archiwizacja dokumentów to innowacyjne rozwiązanie, które wdraża się za pomocą nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych i odpowiedniego oprogramowania. Wdrożenie cyfrowego archiwum może odbyć się z pomocą opartego na serwerze aplikacji systemu AutoStore. AutoStore zarządza procesem przechwytywania, przetwarzania i bezpiecznego dostarczania dokumentacji do aplikacji, użytkowników i innych. Pomocny będzie także program WorkingDoc DigitalSet, który wspomaga archiwizację i zarządzanie procesami biznesowymi w firmie. Dzięki WorkingDoc DigitalSet można mieć dostęp do dokumentacji poprzez Internet. Program posiada intuicyjny interfejs i moduł bezpieczeństwa uniemożliwiający nieautoryzowany dostęp do dokumentów. Tak przygotowany pakiet daje możliwość kompleksowego zarządzania dokumentami przez stworzenie e-repozytorium odzwierciedlającego obieg dokumentacji przedsiębiorstwa.
Zalety cyfrowego archiwum
Cyfrowe archiwum w firmie może bardzo ułatwić pracę. Dzieje się tak między innymi dlatego, że pozwala ono na dostosowywanie typów dokumentów do potrzeb przedsiębiorstwa. Elastyczność ta objawia się także przy ustawianiu ścieżek obiegu dokumentów. Dodatkowo cyfrowe archiwum daje możliwość klasyfikowania dokumentów według grup (faktury, podania, wnioski etc.). Praca jest szybsza dzięki przesyłaniu skanowanych prac bezpośrednio do e-archiwum, a także dzięki automatycznemu indeksowaniu.
Co można zyskać?
Jak głośni powiedzenie – czas to pieniądz. Inwestując w organizację cyfrowego archiwum dokumentów można zyskać na czasie i pozbyć się stresu związanego z poszukiwaniem potrzebnych w danym momencie dokumentów. Od tej pory wyszukiwanie dokumentów będzie zajmować zaledwie kilka sekund. Oszczędzi to czas pracowników i właścicieli firmy. Ponadto dzięki temu rozwiązaniu możliwy będzie szybki i bezpieczny dostęp do dokumentów z każdego miejsca w świecie. Co ciekawe, dokumenty będzie można w bezpieczny sposób przeglądać także za pomocą urządzeń mobilnych. Właśnie z tych powodów warto zainwestować w zorganizowanie cyfrowego archiwum.