Czas to pieniądz, zwłaszcza w biznesie. Każda minuta zaoszczędzona na wewnętrznych działaniach administracyjnych i biurowych może być wykorzystana na pozyskiwanie klientów i realizację zleceń. Dlatego techniki efektywnego zarządzania czasem są stosowane w tak wielu przedsiębiorstwach. Doskonałym wsparciem i uzupełnieniem niezbędnych w tym zakresie umiejętności miękkich są techniczne rozwiązania Copy Office, które pozwalają utrzymać porządek w biurze i lepiej gospodarować czasem.
Cyfrowe udogodnienia
Przeniesienie pewnych aspektów działania biura w przestrzeń cyfrową skutkuje lepszą organizacją pracy i czasu. Jednym z takich rozwiązań jest możliwość skanowania dokumentów drukowanych do wersji edytowalnej. To prawdziwa oszczędność czasu w sytuacji, gdy zaistnieje konieczność wprowadzenia korekty do wydruku. Zmiany można dokonać wprost na zeskanowanym oryginale, bez konieczności żmudnego przepisywania całości. Narzędzie umożliwia także łatwe i szybkie tworzenie szablonów – zamiast projektować od podstaw skanować, wystarczy zeskanować!
Dzięki skanowaniu dokumentów można pozbyć się z biura stert nieestetycznych i obszernych segregatorów oraz teczek. Zyskujemy przy tym więcej przestrzeni, w której łatwiej się odnaleźć, zachować porządek i skupić na pracy. Dokumenty w wersji elektronicznej nie tylko nie zajmują miejsca, ale też nie są narażone na fizyczne zniszczenia. Odpowiednio pokatalogowane w cyfrowym repozytorium, stanowią łatwy i szybki przedmiot kwerend. Wyszukiwanie konkretnych informacji nie wymaga bowiem przerzucania góry papierów, a jedynie – wprowadzenia odpowiednich danych.
Tworzenie tradycyjnego archiwum to także ciężka i czasochłonna praca. Tymczasem specjalne rozwiązanie Copy Office wychwytuje konkretne elementy/cechy skanowanych dokumentów i na tej podstawie automatycznie archiwizuje pliki w określonych folderach. Jeśli początkowe ustawienia zostaną wprowadzone umiejętnie i czytelnie, tworzenie archiwum będzie wymagało jedynie skanowania dokumentów. To znaczna oszczędność czasu i siły pracowniczej.
Dostępność sal stale pod kontrolą
Znasz tę sytuację: postanowiłeś zorganizować spotkanie/naradę/konferencję, uzgodniłeś termin odpowiadający wszystkim uczestnikom, teraz musisz szybko zorientować się w dostępności sal w Twojej firmie. Dzwonisz lub mailujesz do osoby odpowiedzialnej i dowiadujesz się, że w określonym czasie salę zajmuje ktoś inny. Jesteś zmuszony ponownie kontaktować się ze wszystkimi uczestnikami spotkania i ustalać inny termin. Takie sytuacje nie tylko wymagają poświęcenia czasu i energii, ale również wprowadzają chaos i psują zewnętrzny wizerunek firmy. Copy Office opracowało rozwiązanie, które przeciwdziała takiemu zamętowi. System elektronicznej rezerwacji sal pozwala każdemu zainteresowanemu na bieżąco śledzić i dokonywać rezerwacji pomieszczeń, dostarcza szczegółowych informacji dotyczących wyposażenia sal i godzin ich dostępności, jak również osób odpowiedzialnych za ich wynajem.